🇩🇪 DATEV-Einstellungen und DATEV-Export

Im laufenden Betrieb werden alle Umsätze, die du in enforePOS machst, elektronisch erfasst und gespeichert. Damit du die Umsatzdaten an deinen Steuerberater übermitteln kannst, gibt es in enforePOS eine DATEV-Schnittstelle. Dazu werden die Daten im maschinenlesbaren Format (.csv) exportiert, das von deinem Steuerberater direkt in die DATEV-Anwendung eingelesen werden kann.

Die Buchungen im DATEV-Export erfolgen in enforePOS nach dem Prinzip der Soll-Versteuerung. 
Wenn deine Buchführung der Ist-Versteuerung unterliegt, muss dein Steuerberater dies entsprechend berücksichtigen. Bitte weise deinen Steuerberater auf das Vorliegen der Buchungen nach dem Prinzip der Soll-Versteuerung hin.

DATEV-Einstellungen aufrufen

1. Wähle im POS-Menü Verkauf > Buchhaltung > Monatsberichte.
2. Tippe im Bereich Monatsberichte auf den aktuellen Eintrag (Jahreszahl).
   ⮕ Rechts wird die Liste der vergangenen Monate angezeigt.
   

DATEV-Einstellungen vorbereiten

Wende dich für die Definition der DATEV-Konten für dein Unternehmen an deinen Steuerberater.

Die Konten des DATEV-Standardkontenrahmens SKR 03 sind bei Auslieferung in enforePOS voreingestellt. Du kannst die Konten auch in die entsprechenden Konten aus anderen Kontenrahmen ändern. Dazu musst du den Konten-Eintrag im jeweiligen Feld ändern. Es ist nicht möglich, alle Einträge gleichzeitig auf z. B. SKR 04 zu ändern.

Die folgende Liste kannst du zur Vorbereitung nutzen. Damit der DATEV-Export reibungslos klappt, empfehlen wir dir, die DATEV-Einstellungen zusammen mit einem Steuerberater zu machen. Im Anhang findest du eine Tabelle mit allen Feldern, in denen in enforePOS DATEV-Konten definiert werden können. Du kannst sie nutzen, um dir die Konten vorab zu notieren und dann in enforePOS einzutragen.

1. Beraternummer des Steuerberaters
2. Deine Mandantennummer
3. Sind deine Angaben unter Geschäftskonto > Geschäftsinformationen vollständig?
   Hast du ein Bankkonto angegeben?
4. Wie viele Kassen hast du in deinem Geschäft?
   Sollen die Umsätze auf dasselbe oder auf verschiedene DATEV-Konten gebucht werden?
5. Hast du ein einzelnes Geschäft oder mehrere Filialen oder Verkaufskanäle?
   Wenn du mehrere Verkaufskanäle hast, kannst du verschiedene Kostenstellen vergeben.
6. Wenn du in deinem Geschäft Kartenzahlungen akzeptierst, kannst du einzelne Verrechnungskonten für jeden Kreditkartentyp definieren.
7. Wenn es für dein Geschäft sinnvoll ist, kannst du Umsatzerlöskonten für einzelne Verkaufskategorien oder Gruppen von Verkaufskategorien erstellen.
   Wie das geht, erfährst du im How-To Umsatzerlöskonten für Verkaufskategorien erstellen.

DATEV-Einstellungen erfassen

Damit die exportierten Daten korrekt in die DATEV-Anwendung deines Steuerberaters eingelesen werden können, müssen zunächst die entsprechenden mandanten-relevanten Daten in den DATEV-Einstellungen erfasst werden.

1. Tippe rechts oben auf , um die DATEV-Einstellungen zu öffnen.
2. Tippe auf DATEV-Einstellungen.
   
3. Ergänze die Angaben im Fenster DATEV-Einstellungen:
   

   • Tab Basis

     • Stammdaten: Mandantennummer und Beraternummer erhältst von deinem Steuerberater.
     • Kassen: Jedes Gerät in deinem Geschäftskonto, an dem die Kassenfunktion aktiviert ist, wird als Kasse in den DATEV-Einstellungen - Basis aufgeführt. Du kannst ein DATEV-Konto für alle Kassen oder je ein DATEV-Konto pro Kasse festlegen.
     • Tresore: Du verwendest die Tresor-Funktion in enforePOS? In diesem Fall kannst du jedem Tresor ein separates Buchungskonto zuweisen.
     • Kostenstellen: Wenn du z. B. mehrere Filialen hast, kannst du für jeden POS-Standort ein Kostenstellen-Konto zuweisen.
       
     • Kartenzahlungen: Du kannst verschiedene Konten für Zahlungen mit Debitkarten und Kreditkarten festlegen. Wenn du die Option aktivierst, kannst du ein separates Konto für jeden Kartentyp anlegen (Maestro, Visa, Master, usw.).
       
     • Online-Kartenzahlung: Hier kannst du dein Konto für Kreditkartenzahlungen mit Stripe definieren.
     • Mobile Zahlungen: Hier kannst du dein Konto für Zahlungen mit PayPal hinterlegen.
     • Andere Basis-Konten: Das Konto für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen kannst du hier definieren.
       

   • Tab Eingehend

     • Umsatzkonten: Hier werden die Umsatzerlös-Konten für die unterschiedlichen Steuersätze hinterlegt. Dies ist wichtig, damit die Umsatzerlöse für die Umsatzsteuervoranmeldung den richtigen Steuersätzen zugeordnet werden können. Nach der Zuweisung in den DATEV-Einstellungen wird in der exportierten csv-Datei dann jedem Umsatzposten das dem Steuersatz entsprechende Umsatzerlöskonto zugeordnet. Zusätzlich zu den Umsatzkonten findest du die Einstellungsmöglichkeiten für die verschiedenen Umsatzsteuerkonten.
       

       Im Rahmen der Senkung des Steuersatzes für Standard- und Reduzierte Steuer in der Zeit vom 01. Juli bis 31. Dezember 2020 sind zusätzliche Umsatzkonten in den DATEV-Einstellungen hinzugekommen. In der Einstellungsseite “Eingehend” findest du nun jeweils zwei Konten-Felder für reguläre Umsatzsteuer (19% bzw. 16%), reduzierte Umsatzsteuer (7% bzw. 5%) und reduzierte Umsatzsteuer Außer Haus (7% bzw. 5%). Bei den drei neuen Feldern für die jeweils gesenkten Mehrwertsteuersätze haben wir die entsprechenden Kontennummern gemäß SKR03 vorbelegt. Verwendest du einen anderen Kontenrahmen, wende dich bitte an deinen Steuerberater, damit er dir die entsprechenden Kontennummern für die gesenkten Steuersätze mitteilt und du diese entsprechend in den DATEV-Einstellungen einfügen kannst.
       
       

     • Zusätzlich zu den Umsatzkonten findest du die Einstellungsmöglichkeiten für die verschiedenen Umsatzsteuerkonten.
       
     • Verkaufskategorien mit spezifischen DATEV-Konten: Zusätzlich zu den allgemeinen Umsatzkonten kannst du in den DATEV-Einstellungen für jede Verkaufskategorie Konten pro Steuersatz angeben. Damit kannst du etwa den Umsatz von Speisen und Getränken getrennt aufschlüsseln. Wenn 2 oder mehr Verkaufskategorien auf dieselben Konten gebucht werden sollen, definierst du die Konten entsprechend pro Verkaufskategorie.
       Wenn du nichts definierst, gelten die allgemeinen Umsatzkonten. Wie das geht, erfährst du im How-To Umsatzerlöskonten für Verkaufskategorien erstellen.
       
     • Andere eingehende Konten: Hier definierst du u. a., auf welches DATEV-Konto Trinkgelder und Gutscheine gebucht werden.
       

   • Tab Abgehend

     • Kosten-Konten: Die Kosten-Konten entsprechen den Einträgen, die du bei Bargeldtransaktionen und Bargeldentnahme für Ausgabe auswählen kannst.
       
     • Andere abgehende Konten: Hier definierst du das Konto Kassenfehlbetrag.
       

   • Tab Transfer

     • Bankkonto für Geldtransfers verwenden: Aktiviere diese Funktion, wenn du möchtest, dass Bargeldeinlagen bzw. Bargeldentnahmen, die auf dein Bankkonto gebucht werden, im DATEV-Export explizit deinem Bankkonto zugewiesen werden.
     • Bankkonten: Das Feld Bankkonto wird angezeigt, wenn du in den Geschäftsinformationen ein Bankkonto angegeben hast. In diesem Fall muss das entsprechende DATEV-Konto angegeben werden. Wenn du in den Geschäftsinformationen mehrere Bankkonten eingegeben hast, werden mehrere Felder angezeigt. Die Bezeichnung des Bankkontos legst du in den Geschäftsinformationen fest.
     • Andere Transferkonten: Hier definierst du, auf welches DATEV-Konto Agenturleistungen und ggf. Einlagen und Entnahmen von Mitarbeitern gebucht werden.
       
4. Tippe auf , um deine Angaben zu bestätigen.

DATEV-Export durchführen

Wenn du die DATEV-Einstellungen erfasst und gespeichert hast, kannst du den Export im DATEV-Format anstoßen.

Du kannst den DATEV-Export auch lokal an deinem Mac- oder Windows-Client durchführen. Wie das funktioniert, erfährst du unter Lokaler DATEV-Export am Mac- oder Windows-Client.

Beachte, dass wir die Anzahl der Transaktionen einzelner DATEV-Exporte vorübergehend angepasst haben. Pro DATEV-Export kannst du derzeit 5.000 Transaktionen exportieren. Daher empfehlen wir dir, mehrere DATEV-Exporte durchzuführen und dabei die jeweiligen Zeiträume anzupassen. Wenn du also z. B. einen Export für den 01.01.- 15.01. tätigst, führe einen weiteren Export für die Daten ab dem 16.01. durch. Diese Exportbegrenzung gilt nur für enfore-Geräte. Der Export am Windows- / Mac-Client ist davon nicht betroffen.

1. Tippe auf das Symbol rechts oben und wähle DATEV-Export (E-Mail), um den Export für einen gewünschten Zeitraum auf Tagesbasis oder wähle Monatlicher DATEV-Export (E-Mail), um den Export für einen oder mehrere Monate durchzuführen. ⮕ Das Fenster DATEV-Export öffnet sich.
2. Wähle den Zeitraum aus, für den du die Daten exportieren möchtest.
3. Füge nun den/die Empfänger des Datenexports hinzu.
   Suche dazu den bereits angelegten Kontakt über das Suchfeld und füge ihn der Empfängerliste hinzu.

   Damit du deinen Steuerberater in der Liste auswählen kannst, lege den Kontakt mit E-Mail-Adresse in deinem Kundenstamm an.

Falls du den Kontakt noch nicht angelegt hattest, befolge folgende Schritte:

1. Füge in das Suchfeld den Namen des Kontakts ein.
   

   Wichtig hierbei ist, dass du immer zuerst den Namen und dann die E-Mail-Adresse hinzufügst.

2. Tippe auf Neuen Kontakt anlegen.
   
3. Bestätige den Vornamen des Empfängers mit .
   
4. Bestätige den Nachnamen des Empfängers mit .
   
5. Füge im Feld E-Mail eingeben die E-Mail-Adresse des Kontakts hinzu.
6. Bestätige mit . ⮕ Der Kontakt wurde erfolgreich angelegt.
7. Wähle den Kontakt aus der Liste aus.
8. Tippe auf , um den Datenexport zu starten.
   ⮕ Nach dem Versand wird der erfolgreiche Export bestätigt.
9. Tippe auf [Bestätigen].
   ⮕ Alle Datenexporte werden in enforePOS protokolliert und sind im Tab Exporte aufgelistet.
   

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit zwei Dateianhängen:

1. Eine PDF-Datei mit Details zu dem Datenexport wie z. B. von wem und für welchen Abrechnungsmonat der Export durchgeführt wurde.
2. Eine zip-Datei, die die einzelnen csv-Dateien mit den Umsatzdaten im maschinenlesbaren Format zum Import in die DATEV-Anwendung enthält.

Erfahre mehr…

• DATEV-Einstellungen: Umsatzerlöskonten für Verkaufskategorien erstellen
• Lokaler DATEV-Export am Mac- oder Windows-Client