­č玭čç╣ RKSV Installations-Guide

  • Aktualisiert

In diesem RKSV Installations-Guide f├╝r enforePOS stellen wir dir die wichtigsten Informationen zur Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) mitsamt der notwendigen Ersteinrichtung sowie deren Umsetzung in enforePOS zur Verf├╝gung.

Weiterhin erh├Ąltst du eine Schritt-f├╝r-Schritt-Anleitung, um deine enforePOS-Kasse RKSV-gerecht einzurichten. 

Rechtliche Grundlage f├╝r RKSV:
Registrierkassen sind gem├Ą├č ┬ž 131b BAO ab 01.04.2017 durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu sch├╝tzen. Der Manipulationsschutz jedes Kassenbons ist durch die Verwendung einer elektronischen Signatur sichergestellt.

RKSV als Business Service konfigurieren

Voraussetzungen

  1. ├ľffne im POS-Men├╝ ein Bestellaufnahme-Modul. In unserem Beispiel w├Ąhlen wir Direktverkauf.
  2. Tippe auf [RKSV-Signatureinheit einrichten].
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    Ô«Ľ Das Fenster RKSV-Konfiguration ├Âffnet sich.
  3. Gib im oberen Bereich des Fensters deine Teilnehmer-Identifikation, deine Benutzer-Identifikation sowie deine PIN ein, um eine Verbindung zu FinanzOnline herzustellen. 
  4. Gib im unteren Teil deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Feld UID ein.

    Diese Eingaben werden ben├Âtigt, um ein Zertifikat zur Signatur deiner Transaktionen zu erzeugen.

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  5. Best├Ątige die Bevollm├Ąchtigung an NumberFour AG.2.png
  6. Tippe auf [Weiter]
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    Im n├Ąchsten Schritt erh├Ąltst du die Best├Ątigung, dass deine Verbindung zu FinanzOnline hergestellt wurde.
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  7. Tippe auf [Weiter], wenn du automatisch ein Zertifikat zur Signierung deiner Belege erstellen m├Âchtest und die Signiereinheit deines Fiskalspeichers bei FinanzOnline registrieren m├Âchtest. Danach kannst du deine Kasse anmelden und aktivieren.
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    Im n├Ąchsten Schritt erh├Ąltst du den Status zu deiner Verbindung, zur Erstellung des Zertifikates sowie zur Registrierung der Signiereinheit.
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  8. Tippe auf [Fertig], um die Konfiguration abzuschlie├čen.
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In enforePOS mit eingebundenem Fiskalspeicher arbeiten

Startbeleg

Um dir den erzeugten Startbeleg anzeigen zu lassen, ihn auszudrucken oder zu archivieren, gehe wie folgt vor:

  1. ├ľffne im POS-Men├╝ Verkauf > Verkaufseinstellungen > RKSV.
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  2. Tippe auf den Startbeleg, um die dazugeh├Ârigen Details zu ├Âffnen.
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    Es werden die Belegnummer, das Belegdatum und der Ersteller des Belegs angezeigt.
    Ebenfalls wird der dazugeh├Ârige QR-Code hinterlegt.
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  3. Tippe auf PrintLabel.svg, um die Details samt QR-Code auszudrucken.
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    Ô«Ľ Hier ein Beispiel, wie der Startbeleg (im PDF-Format) aussieht:Startbeleg_als_pdf.png

RKSV N├Ąchste Schritte

Bei FinanzOnline registrieren

Die Signatureinheit muss dem ├Âsterreichischen Bundesministerium f├╝r Finanzen (BMF) ├╝ber das Online-Portal FinanzOnline (FON) bekannt gegeben werden. enforePOS erledigt diese Meldung automatisch via WEB Service, nachdem ein Startbeleg erfolgreich kreiert wurde. Wenn deine Kasse erfolgreich fiskalisiert worden ist, wird der Startbeleg automatisch in Dein FON Portal hochgeladen.

├ťberpr├╝fen kannst du dies im FON unter dem Punkt Liste aller Registrierkassen. Dort muss im Feld Status der Registrierkasse der Wert In Betrieb stehen und im Feld Startbeleg der Wert OK. Eine Liste aller ├╝bermittelten Belege findest du im FON unter dem Punkt Liste aller ├╝bermittelten Belege. Hier ein Beispiel aus dem FON-Portal:1.png

Jahresbeleg, Monatsbeleg, Startbeleg...

Wenn du eine RKSV-Registrierkasse verwendest, musst du folgende RKSV-Belege erstellen, damit deine Kasse RKSV-konform ist:

  • Nullbeleg
  • Startbeleg
  • Monatsbeleg
  • Jahresbeleg
  • Sammelbeleg
  • Schlussbeleg

Alle genannten Belege findest du im POS-Men├╝ unter Verkauf > Verkaufseinstellungen > RKSV.

Den DEP-Export findest du im POS-Men├╝ unter Verkauf > Verkaufseinstellungen > RKSV. Tippe auf
[FeatureTypeOther__1_.svg] und w├Ąhle die gew├╝nschte Option.

Fiskalspeicher exportieren (Datenerfassungsprotokoll DEP)

Im Datenerfassungsprotokoll DEP werden alle mit der Sicherheitseinrichtung signierten Kassenbuchungen in Form des sogenannten "Maschinenlesbaren Codes" gespeichert. Mit diesem Exportformat kann ein Finanzpr├╝fer deine Kassendaten automatisiert auswerten. Das DEP muss mindestens viertelj├Ąhrlich auf einem externen Medium unver├Ąnderbar gespeichert und 7 Jahre lang aufbewahrt werden.

Um den Fiskalspeicher (Datenerfassungsprotokoll DEP) zu exportieren, gehe wie folgt vor:

  1. Tippe auf [FeatureTypeOther__1_.svg].
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  2. W├Ąhle die Option Fiskalspeicher exportieren.
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  3. W├Ąhle den Zeitraum des Exports aus.
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  4. Tippe auf [Exportieren].
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    Die Exportdatei des Fiskalspeichers wird nicht in enforePOS, sondern lokal auf deinem Computer gespeichert.

RKSV Nullbeleg

Jede RKSV-Kasse muss einen Nullbeleg erstellen k├Ânnen. Dieser wird meistens bei der Kassennachschau vom Finanzpr├╝fer gefordert.

Ein Nullbeleg ist ein Beleg ohne Artikel mit der Summe Null (0). Dieser Beleg muss wie jeder andere Barbeleg signiert, gespeichert und ausgedruckt werden.

RKSV Startbeleg

Die Sicherheitseinrichtung wird mit dem Startbeleg in Betrieb genommen. Der Startbeleg ist auch ein Nullbeleg und wird als erster Beleg nach Anmeldung der Registrierkasse und der Signaturerstellungseinheit auf FinanzOnline (dazu mehr weiter oben) in der Kasse erstellt.

Der Startbeleg wird von der Sicherheitseinrichtung signiert, auf FinanzOnline gepr├╝ft und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert. Anschlie├čend muss er f├╝r 7 Jahre aufbewahrt werden.

Wurde der Startbeleg erstellt, erfolgreich auf FinanzOnline automatisch hochgeladen und gepr├╝ft, ist die Registrierkasse RKSV-konform aktiv: siehe Anleitung oben ÔÇ×StartbelegÔÇť.

F├╝r die Pr├╝fung des Startbeleges kann die App "BMF Belegcheck" genutzt werden.

RKSV Monatsbeleg

An jedem Monatsende muss als letzter Beleg ein Monatsbeleg erstellt werden. Der RKSV-Monatsbeleg ist auch ein Nullbeleg, der signiert und gespeichert wird.

Der Monatsbeleg muss nicht ausgedruckt werden.

Um einen Monatsbeleg zu erstellen, gehe wie folgt vor:

  1. Tippe auf [FeatureTypeOther__1_.svg].
    5.png
  2. W├Ąhle die Option Nullbeleg erstellen.
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    Ô«Ľ Das Fenster Nullbeleg erstellen ├Âffnet sich.
  3. Tippe in das Feld Beschreibung.
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    Ô«Ľ Es ├Âffnet sich ein Auswahlmen├╝ mit vorgegebenen Nullbeleg-Varianten.
  4. W├Ąhle eine Nullbeleg-Variante aus. In unserem Beispiel w├Ąhlen wir Monatsabschluss 6 /2022.
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  5. Tippe auf [Erstellen], um den Nullbeleg zu erstellen.
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RKSV Jahresbeleg

Die RKSV fordert einen sogenannten Jahresbeleg. Unternehmen m├╝ssen den Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der get├Ątigten Ums├Ątze, grunds├Ątzlich bis zum 31. Dezember, erstellen und nach Ausdruck aufbewahren. 

Hier besteht die Besonderheit, dass der Jahresbeleg wie der Startbeleg auf FinanzOnline hochgeladen, gepr├╝ft und 7 Jahre aufbewahrt werden muss.

Der Jahresbeleg wird auf gleiche Weise erzeugt wie der Monatsbeleg. Dort w├Ąhlst du aus dem Auswahlmen├╝ dann den entsprechenden Jahresabschluss aus.

RKSV Sammelbeleg

Sollte es vorkommen, dass die Sicherheitseinrichtung deiner Registrierkasse ausf├Ąllt, k├Ânnen die Belegdaten nicht mit dem Signaturzertifikat signiert werden. Ein Beispiel daf├╝r w├Ąre, wenn die Internetverbindung unterbrochen ist.

In diesem Fall muss das Kassensystem dennoch die Belege automatisch als "ausgefallen" signieren und einen QR-Code aufdrucken. Unter diesem steht dann bei einem Ausfall "Signaturerstellungseinheit ausgefallen".

Das ist weiterhin rechtskonform. Allerdings muss nach diesem Ausfall ein Sammelbeleg erstellt werden. Auf diesem Sammelbeleg m├╝ssen die Belegnummern der Belege, die w├Ąhrend des Ausfalls erstellt wurden, aufgef├╝hrt sein. Dieser Sammelbeleg ist ebenso ein Nullbeleg, der signiert und gespeichert, aber nicht ausgedruckt werden muss.

F├Ąllt die Sicherheitseinrichtung l├Ąnger als 48 Stunden aus, musst du dies via FON an das Finanzamt innerhalb einer Woche melden. Auch wenn deine enforePOS-Kasse l├Ąnger als 48 Stunden keine Verbindung zur enforeCloud herstellen konnte und im Offline-Modus Belege generiert wurden, ist dies innerhalb einer Woche im FON zu erfassen. Die unsignierten Belege m├╝ssen dann nachsigniert werden. Die nachtr├Ąglichen Signaturen werden automatisch durch die enforePOS-Kasse erg├Ąnzt, sobald diese wieder online ist. 

RKSV Schlussbeleg

Wenn du die Registrierkasse nicht mehr ben├Âtigst, musst du sie auf FinanzOnline abmelden. Davor ist noch ein letzter Nullbeleg notwendig, der sogenannte Schlussbeleg. Diesen musst du wie den Start- und Jahresbeleg f├╝r 7 Jahre aufbewahren.

Um einen RKSV Schlussbeleg zu erzeugen, gehe wie folgt vor:

  1. Tippe auf [FeatureTypeOther__1_.svg].5.png
  2. Tippe auf [Kasse au├čer Betrieb nehmen].
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  3. Tippe in der folgenden Meldung auf [Deaktivieren].
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    Ô«Ľ Du hast die Kasse au├čer Betrieb genommen und einen Schlussbeleg erstellt.
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Datenerfassungsprotokoll DEP

Jede Registrierkasse muss au├čerdem ├╝ber ein sogenanntes Datenerfassungsprotokoll (DEP) verf├╝gen. Im DEP werden alle mit der Sicherheitseinrichtung signierten Kassenbuchungen in Form des sogenannten Maschinenlesbaren Codes (Details siehe unten) gespeichert.

Die Daten des DEP m├╝ssen im vorgegebenen Format Datenerfassungsprotokoll exportiert werden k├Ânnen. Mit diesem Exportformat kann ein Finanzpr├╝fer deine Kassendaten automatisiert auswerten.

Das DEP muss mindestens viertelj├Ąhrlich auf einem externen Medium unver├Ąnderbar gespeichert und 7 Jahre aufbewahrt werden.

Pr├╝fung bei der Kassennachschau

Vom ├Âsterreichischen Finanzamt wird ├╝berpr├╝ft, ob dein Kassensystem der RKSV ├ľsterreich entspricht.

Eine ├ťberpr├╝fung deiner Registrierkasse durch das Finanzamt kann jederzeit unangek├╝ndigt stattfinden. Diese ├ťberpr├╝fung wird Kassennachschau genannt. Dabei wird meistens folgendes von dir verlangt:

Wie oben beschrieben ist der Nullbeleg ein einfacher Beleg mit der Summe 0. Er wird wie jeder andere Barbeleg signiert, gespeichert und ausgedruckt. Der Finanzpr├╝fer scannt den QR-Code und kann so die Richtigkeit der Signaturerstellung kontrollieren.

Das Datenerfassungsprotokoll DEP musst du im Pr├╝fungsfall f├╝r den gew├╝nschten Zeitraum erstellen. Diese DEP JSON-Datei musst du auf einem externen Datentr├Ąger (z. B. USB-Stick) speichern und ├╝bergeben oder elektronisch weiterleiten, z. B. per E-Mail oder als Download-Link. Einen Datentr├Ąger daf├╝r musst du zur Verf├╝gung stellen und bekommst ihn nach der Pr├╝fung von den Beh├Ârden zur├╝ck. Das Datenerfassungsprotokoll DEP wird vom Finanzpr├╝fer mit einer Pr├╝fsoftware automatisiert verifiziert. Hier kann festgestellt werden, ob die Aufzeichnungen korrekt gef├╝hrt sind und ob Belege gel├Âscht oder ver├Ąndert wurden.

Schlussbeleg:

Wenn du deine enforePOS-Kasse nicht mehr ben├Âtigst, z. B. wegen Betriebsaufl├Âsung, dann musst du sie auch auf FinanzOnline (FON) abmelden. Dies ist innerhalb einer Woche nach der Au├čerbetriebnahme zu erledigen.

Eine Stilllegung der Kasse w├Ąhrend Betriebsferien oder saisonbedingter Betriebssperren ist nicht zu erfassen. 

Bevor du im FON die Kasse stilllegst, musst du einen Schlussbeleg erstellen (siehe oben), den du ausdruckst oder elektronisch sicherst.

Ist die Registrierkasse ausgefallen, dann muss kein Schlussbeleg vor der Abmeldung erstellt werden.

Den Schlussbeleg sowie das DEP der Kasse musst du 7 Jahre aufbewahren. Diese Daten sind innerhalb von 14 Tagen aus deinem Gesch├Ąftskonto zu exportieren und eigenverantwortlich zu speichern.

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