Standortberichte - Geschäftstag über alle Kassen eines Standortes zentral verwalten

Du hast an deinem POS-Standort mehrere Kassen und Mitarbeiter am Tag im Einsatz und möchtest diese zentral abschließen?

Die Funktion Standortberichte gibt dir jederzeit die Übersicht über den Status aller deiner eingesetzten Kassen (ausgenommen Kassen auf iOS Geräten) während eines Geschäftstages und bietet dir die Möglichkeit diese zentral abzuschließen.

Achtung:

Für den Fall, dass du zusätzlich mit dem enforePOS für iOS Client arbeitest werden diese Kassenberichte nicht im Standortbericht erfasst. Den Z-Bericht auf enforePOS für iOS Geräten musst du weiterhin separat abschließen und zu deinen Standortbericht hinzufügen.

Übersicht der Themen in diesem How-To:

Aktivieren der Standortberichte

Damit du die Funktion Standortberichte für deinen POS-Standort verwenden kannst musst du diese zunächst aktivieren. Folge dazu einfach den folgenden Schritten.

  1. Im ersten Schritt stelle sicher, dass alle deine Mitarbeiter ihre Schichten beendet und abgerechnet haben.
  2. Im nächsten Schritt schließe auf allen deinen Kassengeräten den Geschäftstag ab.
  3. Wechsel in die Ansicht Verkauf > Buchhaltung.
    Im Bereich Standort findest du die Menüpunkte Aktueller Standortbericht und Standortberichtverlauf.
  4. Tippe auf das [Zahnradsymbol] um zu den Einstellungen der Bargeldverwaltung des POS-Standortes zu gelangen. 
     Du findest diese Einstellungen ebenfalls über Verkauf > Verkaufskanäle > Tab Basis > Bargeldverwaltung.
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  5. In den Einstellungen der Bargeldverwaltung des POS-Standortes findest du die Funktion Standortberichte benutzen. Schalte die Funktion [ein] und bestätige deine Änderung durch tippen auf das [Häkchen] oben rechts.
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  6. Für den Fall, dass du zuvor nicht alle Mitarbeiter-Schichten oder Geschäftstage auf den Kassen abgeschlossen hast, wird dir dies angezeigt. In dem Fall starte erneut mit Schritt 1.
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  7. Nach dem Start der Funktion Standortbericht siehst du nun die Übersicht des aktuellen Geschäftstages deines POS-Standortes.
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Übersicht der Ansichten des Standortberichts

Mit der Funktion Standortberichte wird der Geschäftstag des gesamten Standortes verwaltet.

Wenn ein Mitarbeiter sich also als erster auf einem Kassengerät an dem Tag anmeldet und die Kassenfunktion aufruft, muss er zunächst den Geschäftstag auf diesem Gerät starten.

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Arbeitest du mit der Bargeldverwaltung an den Mitarbeiteraccounts, muss jeder Mitarbeiter zusätzlich seine Schicht starten.

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Während der Geschäftstag läuft, hast du nun jederzeit einen schnellen Überblick zu den aktiven Geschäftsvorgängen des gesamten Standortes. Der Tab Zusammenfassung gibt Auskunft über die Umsätze und sonstigen Einnahmen summiert aus allen aktiven Kassen des Standortes.

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Der Tab Bargeld zeigt dir die aktuellen Bargeldbestände summiert über alle aktiven Kassen.

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Der Tab Kategorien gibt Auskunft über den aktuellen Gesamtumsatz je Verkaufskategorie.

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Der Tab Produkte zeigt die aktuellen Umsätze pro Produkt summiert über alle Kassen.

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Im Tab Transaktionen findest du die Übersicht aller ausgestellten Rechnungen und Bargeldtransaktionen des aktuellen Geschäftstages am Standort.

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Mit dem Tab Einzelberichte hast du stets einen Überblick über den Status aller Kassen-/ und Mitarbeiter-Abrechnungen des Standortes für den aktuellen Geschäftstag. Neben dem Status wird der aktuelle Umsatz und der Bargeldbestand angezeigt. 

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Arbeiten mit dem Standortbericht

Nachdem ein Mitarbeiter seine Schicht beendet hat, wird dies im Status in der Übersicht der Einzelberichte angezeigt.

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In unserem Beispiel haben Tamara und Tobias in unterschiedlichen Schichten gearbeitet, dabei aber dieselbe Kasse "Kassen Gastraum" zum buchen verwendet. Somit zeigt die Übersicht der Einzelberichte die einzelnen Mitarbeiterberichte von Tamara und Tobias und deren Umsatz summiert in Kasse "Kasse Gastraum". Ganz einfach und übersichtlich.

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Du möchtest direkt den detaillierten Mitarbeiterbericht einsehen? Tippe einfach in der Ansicht Einzelberichte auf den Eintrag des Mitarbeiterberichts und schon öffnet die Detailansicht.

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Tippe auf einen Eintrag im Bereich Kassen und schon öffnet der detaillierte Kassenbericht.

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Erst wenn alle Mitarbeiterberichte abgeschlossen sind, kann der Standort-Geschäftstag abgeschlossen werden. Beim Versuch den Standort-Geschäftstag abzuschließen während noch ein Mitarbeiterbericht offen ist erhältst du eine entsprechende Meldung angezeigt, in der dir aufgezeigt wird, welcher Bericht noch nicht angeschlossen ist.

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Natürlich können deine Mitarbeiter auch weiterhin den Geschäftstag auf einem Kassengerät einzeln abschließen.

Nachdem alle Mitarbeiter ihre Schicht beendet haben, klicke auf [Standort-Geschäftstag abschliessen]. Die Geschäftstage der einzelnen Kassengeräte wurden zentral abgeschlossen und der Standort-Geschäftstag wird dir angezeigt.

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Über das Symbol [...] oben rechts kannst du wie bereits gewohnt auswählen, ob du den Report ausdrucken oder als E-Mail versenden möchtest.

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Im abschließenden Schritt kannst du entscheiden, ob du auch die Berichte für Kategorien, Produkte und Transaktionen mit drucken bzw. versenden möchtest.

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Benutzerrechte optimal einstellen

Natürlich kannst du auch die neuen Menü-Einträge Aktueller Standortbericht und Standortberichtverlauf wie gewohnt in den Benutzerrechte-Einstellungen für bestimmte Mitarbeiter ausblenden. Somit kann nicht jeder deine Geschäftskennzahlen am Standort einsehen.

Zusätzlich haben wir in den Benutzerrechte-Einstellungen im Modul Verkauf die Funktionen  Buchhaltung für das Management der Standortberichte und den zentralen Standortbericht-Abschluß erweitert.

Standortverantwortlicher soll Kassenfehlbestände vor dem Standortbericht-Abschluß überprüfen

Du als Inhaber oder der verantwortliche Mitarbeiter am Standort sollen bei Bargeld-Überhängen oder -Fehlbeträgen der Mitarbeiterberichte aufgefordert werden diese zu überprüfen?

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  1. Öffne die Einstellungen Menü Home > Benutzerrechte > Verkauf > Funktionen Buchhaltung und dort den Eintrag Standort-Geschäftstag abschließen.
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  2. Bestimme ob nur du als Inhaber oder zusätzlich ausgewählte Mitarbeiter diese Funktion ausführen dürfen. Schließ deine Einstellungen mit [Bestätigen] ab.
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  3. Du als Inhaber als auch der berechtigte Mitarbeiter könnt nun einfach in der Ansicht Einzelberichte auf den entsprechenden Mitarbeiterbericht tippen, die Details einsehen, den Bargeldbestand überprüfen und den Mitarbeiterbericht final abschließen.
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  4. Das Zählprotokoll erscheint, um den Bargeldbestand erneut einzuzählen.
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Standortverantwortlicher soll immer die Bargeldbestände überprüfen

Du als Inhaber oder der verantwortliche Mitarbeiter am Standort sollen immer die Bargeldbestände der einzelnen Mitarbeiter/Kassen überprüfen, obwohl der Mitarbeiter seine Abrechnung korrekt durchgeführt hat? 

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  1. Öffne die Einstellungen Menü Home > Benutzerrechte > Verkauf > Funktionen Buchhaltung und dort den Eintrag Schicht beenden.
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  2. Bestimme ob nur du als Inhaber oder zusätzlich ausgewählte Mitarbeiter diese Funktion ausführen dürfen. Schließ deine Einstellungen mit [Bestätigen] ab.
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  3. Du als Inhaber als auch der berechtigte Mitarbeiter könnt nun einfach in der Ansicht Einzelberichte auf den entsprechenden Mitarbeiterbericht tippen, die Details einsehen, den Bargeldbestand überprüfen und den Mitarbeiterbericht final abschließen.
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  4. Das Zählprotokoll erscheint, um den Bargeldbestand erneut einzuzählen.
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