Kassenprüfung/Kassennachschau - welche Daten benötige ich?

Heute möchten wir dir einige Tipps dazu geben, wie du auf die Kassennachschau vorbereitet sein kannst. Die Prüfer beim Finanzamt können bereits seit dem 1. Januar 2018 Rechenschaft fordern – die Kassennachschau. Die Anforderungen an Registrierkassen wurden 2017 im Rahmen der GoBD erhöht, nun schaltet sich das Finanzamt ein.

In den gastronomischen Räumlichkeiten ist die sogenannte Kassennachschau eine weitere Form der Kassenprüfung. Sie findet unangekündigt statt.

Die Abgabenordnung ist die Grundlage für die Nachschau der Kassen. Im ersten Unterabschnitt über die Führung von Büchern und Aufzeichnungen, genauer dem § 146b, wird die Kassennachschau beschrieben. Seit Januar 2018 prüft das Finanzamt, ob deine Kasse den gesetzlichen Anforderungen entspricht oder ob es Ungereimtheiten gibt.

Im Folgenden bekommst du von uns eine Übersicht darüber, was das für dich als Besitzer einer Gastro-Kasse bedeutet und was der Prüfer prüfen darf. Dir muss klar sein, dass sich der Prüfer in die Bücher vertieft.

Übersicht:

Wie kannst du als Gastronom auf die Kassennachschau vorbereitet sein?

Wichtig ist, dass du bereits mit elektronischen oder digitalen Kassensystemen arbeitest, wie zum Beispiel enforePOS. Dieses System ist GoBD-konform und sorgt dafür, dass die Nachweise jederzeit zur Verfügung gestellt werden können.

Doch ganz egal welches Kassensystem du benutzt, als Kasseninhaber hast du eine Mitwirkungspflicht

Diese umfasst eine Auskunfts- und Vorlagepflicht über deine vollständigen Buchungen und Grundaufzeichnungen der Kasse. Bereite auch deine Mitarbeiter hierauf vor. Du solltest auch immer deinen Steuerberater zu Rate ziehen um unsachgemäße Angaben zu vermeiden. Wenn du deine Daten an einem anderen Ort oder bei einer dritten Person sicherst, muss es jederzeit möglich sein, dass diese Daten dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden können. 

Am Besten ist es, wenn du einen gesicherten Datenexport auf einer Festplatte oder einem USB-Stick in deinem Lokal als absolute Notlösung hinterlegst. In der Regel sollten die relevanten Kassendaten in der Cloud gespeichert und somit stets zugänglich sein. Achte darauf, dass die Daten fortlaufend aktualisiert werden und GoBD-konform archiviert werden. Wenn du bereits eine mit dem Finanzamt konforme Registrierkassen nach GoBD besitzt, ist es ganz einfach, die benötigten Datenexporte für die Kassennachschau zur Verfügung zu stellen.

Was darf der Prüfer im Rahmen der Kassennachschau fordern?

Wie bereits erwähnt, kann der Prüfer unangekündigt erscheinen. Er möchte wissen, ob alle Daten zur Buchführung korrekt und komplett vorliegen. Deswegen ist eine lückenlose Kassenführung von großer Bedeutung, um eine Strafe zu vermeiden.
So sieht die Prüfung in der Regel aus:

Die sachliche Zuordnung

Hier wird geprüft, ob Einnahmen und Ausgaben klar getrennt werden und ob man alle relevanten Unternehmensdaten ständig elektronisch auswerten kann. Natürlich müssen dabei die Umsätze der Registrierkasse mit den Tagesendsummen übereinstimmen. 

Die zeitliche Zuordnung

Es wird geprüft, ob Auswertungs- und Journaldaten, Kassenzettel, Kassenbons, Bedienungsanleitungen für das Kassensystem und Daten, die im Trainingsmodus gespeichert wurden, bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden können. 

Die Vollständigkeit

Hier werden die Einnahmen und Ausgaben erfasst. Dazu gehört auch die Überprüfung, ob Rechnungen nachträglich geändert wurden. Ferner wird die fortlaufende Nummerierung der Z-Bons, die Aufzeichnung des Trainingsmodus und die Tatsache, ob jeder Geschäftsfall ordnungsgemäß erfasst wurde, geprüft.

Die Pflichten des Kassenprüfers bei einer Kassennachschau:

  • Er muss seinen Dienstausweis vorzeigen
  • Nach der Prüfung muss er ein Protokoll aushändigen

Die Rechte des Kassenprüfers bei einer Kassennachschau:

  • Einsicht folgender Datenbestände:
    • abgabenrechtliche Unterlagen wie Auswertungs- und Journaldaten
    • technische Aufzeichnungen zur Registrierkasse
    • Einsicht der Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung

Wichtig ist, dass du weißt, dass die Kassennachschau jederzeit stattfinden kann, sofern dein Betrieb geöffnet ist. Der Prüfer kann sogar an Feier- und Sonntagen seine Überprüfung durchführen. Er darf die Räumlichkeiten des Steuerpflichtigen betreten – in erster Linie natürlich die Geschäftsräume, in sehr seltenen Fällen und nur bei begründetem Verdacht allerdings auch die Privaträume.

Oft ist es möglich, dass eine sogenannte Beobachtung der Kasse erfolgt. Diese sieht dann so aus, dass der Prüfer als scheinbar normaler Gast die ersten Informationen sammelt. Beispielsweise kann er bezahlen und die Einsicht seines Bons verlangen. Somit kann er jede öffentlich zugängliche Kasse genauer unter die Lupe nehmen. Doch wenn sich die Prüfung auf die gesammelten Daten und auf die Bücher ausweitet, muss er von Rechtswegen seinen Dienstausweis vorzeigen.

Wir raten dir, mit einem GoBD-konformen Kassensystem zu arbeiten. Digitale Kassensysteme helfen dir auf alle Fälle dabei, deiner Nachweispflicht mit wenig Aufwand nachzukommen. Dein Steuerberater und dein Kassenprüfer werden zufrieden sein und du bist rechtlich auf der sicheren Seite. 

 

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