Reprendre les bons d'achat d’anciens systèmes de caisse dans enforePOS

Ce guide d'utilisation propose une solution possible pour gérer les bons d’achat d’autres systèmes de caisse. Nous vous conseillons de vérifier la procédure avec votre comptable.

Lorsque vous créez un bon d’achat dans enforePOS et qu’un client paye avec un bon d’achat, le paiement apparait dans le Z de caisse sous Ventes Bons d’achat.

Si vous êtes passé d’un autre système de caisse à enforePOSet qu'un client souhaite payer avec un bon d’achat venant de votre ancien système, le paiement doit lui aussi être comptabilisé comme Ventes Bon d’achat. Pour cela, vous devez échanger l’ancien bon d'achat contre un nouveau.

Il est alors important que lors de l’encaissement de « l'ancien » bon d’achat, le montant du nouveau bon d’achat ne soit pas comptabilisé comme nouvelle vente. Deux étapes de préparation sont nécessaires :

Vous créez un bon d’achat d’échange ainsi qu’une remise de 100 % afin que le montant du bon d’achat ne soit pas encaissé.

Créer un bon d’achat (avec remise)

  1. Ouvrez Ventes > Articles de vente dans le menu de navigation principal.
  2. Appuyez sur [Add-2.svg] et sélectionnez Article de vente.
  3. Dans la fenêtre Type d’article de vente, appuyez sur Bon. Bildschirmfoto_2021-11-29_um_13.36.59.png ⮕ La fenêtre Créer bon d’achat s’ouvre.

  4. Pour le type de bon d’achat, sélectionnez l’option Carte cadeau.Bildschirmfoto_2021-11-29_um_13.42.04.png
  5. Saisissez un nom qui montre clairement que la carte cadeau est seulement faite pour être échangée contre un ancien bon d’achat.
    Bildschirmfoto_2021-11-29_um_13.43.27.png
  6. Appuyez sur [Suivant].

    N’indiquez pas de montant de vente afin de pouvoir adapter le montant individuellement lors de l’échange de bons d’achat.

    Désactivez l’option Exclure les remises.

  7. Appuyez sur [Suivant].Bildschirmfoto_2021-11-29_um_13.48.32.png
  8. Pour sauvegarder les informations saisies pour la carte cadeau, appuyez sur [Créer]. Bildschirmfoto_2021-11-29_um_13.52.51.png ⮕ Vous avez créé le bon d’achat Bon d’achat ancien contre nouveau. Bildschirmfoto_2021-11-29_um_13.54.22.png

Créer une remise (100 % de remise sur le prix)

La vente correspondant à l’ancien bon d’achat étant déjà comptabilisée dans l’ancien système, vous devez créer une remise de 100 % pour le bon d’achat d’échange.

  1. Sélectionnez Ventes > Promotions dans le menu de navigation principal.
  2. Appuyez sur Add-2.svg.
  3. Pour la cible de l’offre, sélectionnez l’option Article de vente (basé sur offre).
    Bildschirmfoto_2021-11-29_um_14.00.42.png
  4. Lors de la deuxième étape Type, faites défiler le menu jusqu’aux offres avec remise. 
  5. Appuyez sur Remise en % fixée sur le prix.
    Bildschirmfoto_2021-11-29_um_14.02.50.png
  6. Indiquez le nom Bon d’achat d’échange.
  7. Dans article de vente, sélectionnez le bon d’achat préalablement créé.
  8. Dans Remise indiquez 100 %. 
  9. Activez la fonctionnalité Appliquer automatiquement.
  10. Appuyez sur [Suivant]. Bildschirmfoto_2021-11-29_um_14.11.39.png
  11. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une image ou une description comme information supplémentaire.
  12. Appuyez sur [Terminer].
    Bildschirmfoto_2021-11-29_um_14.13.19.png ⮕ La fenêtre Modifier offre s’ouvre.
  13. Appuyez enfin sur [Activer] pour activer l’offre et l’utiliser. Bildschirmfoto_2021-11-29_um_14.14.58.png ⮕ Vous avez créé une offre promotionnelle avec succès.

Vous avez rempli toutes les conditions pour échanger l’ancien bon d’achat d’un client encore valable contre le nouveau bon d’achat. Vous échangez l’ancien bon contre le nouveau pour votre client et encaisser ensuite celui-ci.

L’échange de bons est clairement visible dans les rapports grâce au nom de l’offre promotionnelle. Après l’encaissement du bon d’achat, la vente apparaît dans le Z de caisse sous Ventes Bons d’achat.

Comment procéder lorsqu’un client veut encaisser un ancien bon d’achat

Avant que le client ne puisse encaisser l’ancien bon d’achat, le bon doit être échangé contre le nouveau.

  1. Sélectionnez le bon d’achat ancien contre nouveau dans la caisse. Bildschirmfoto_2021-11-29_um_15.28.16.png ⮕ La fenêtre Saisir prix s’ouvre.
  2. Indiquez ici le montant de l’ancien bon d’achat du client.
  3. Confirmez votre saisie en appuyant sur Entrée. 
    Bildschirmfoto_2021-11-29_um_15.29.46.png ⮕ La remise de 100 % est appliquée automatiquement.
    Bildschirmfoto_2021-11-29_um_15.32.05.png
  4. Vous pouvez, si vous le souhaitez, enregistrer le numéro de l’ancien bon d’achat en appuyant sur le bon d’achat. ⮕ La fenêtre Modifier postes s’ouvre.
  5. Appuyez sur Spécial afin d’ajouter une note. Bildschirmfoto_2021-11-29_um_15.41.20.png ⮕ La fenêtre Spécial s’ouvre.
  6. Indiquez ici le numéro de l’ancien bon d’achat. 
  7. Confirmez votre saisie en appuyant sur [Enregistrer]. Bildschirmfoto_2021-11-29_um_15.42.15.png ⮕ Le numéro de l’ancien bon d’achat est enregistré avec succès.
  8. Appuyez sur [Ajouter].
  9. Pour distribuer le bon d'achat, appuyer sur Checkmark-2.svg dans la caisse. Bildschirmfoto_2021-12-02_um_10.52.50.png
  10. Encaissez le bon d’achat. 
  11. Activez le type de distribution du bon d’achat souhaité par le client. Dans notre exemple, nous choisissons Impression. Bildschirmfoto_2021-12-02_um_10.57.26.png ⮕ Le bon d’achat s’imprime. Bildschirmfoto_2021-12-02_um_11.00.01.png ⮕ Vous avez échangé l’ancien bon d’achat contre le nouveau avec succès. Le client peut alors utiliser son nouveau bon d’achat. 

Il n’est pas possible d’effectuer l’échange de bons et l’achat en une seule étape, car vous avez besoin du numéro du nouveau bon d’achat pour l’encaisser.

L’ancien bon d’achat n’est pas supprimé, car enforePOS ne reconnait toujours pas le bon d’achat original. Pour éviter un encaissement multiple, nous vous conseillons de n’accepter que le bon d’achat original lors de l’échange de bons et de le détruire par la suite. 

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