Reprendre les bons d'achat d’anciens systèmes de caisse dans enforePOS

REMARQUE : Ce chapitre propose une solution possible pour gérer les bons d’achat d’autres systèmes de caisse. Nous vous conseillons de vérifier la procédure avec votre comptable. 

Lorsque vous créez un bon d’achat dans enforePOS et qu’un client paye avec un bon d’achat, le paiement apparait dans le Z de caisse sous Ventes Bons d’achat.

Si vous êtes passé d’un autre système de caisse à enforePOS et un client souhaite payer avec un bon d’achat venant de votre ancien système, le paiement doit lui aussi être comptabilisé comme Ventes Bon d’achat. Pour cela, vous devez échanger l’ancien bon d'achat contre un nouveau.

Il est alors important que lors de l’encaissement de «l’ancien» bon d’achat, le montant du nouveau bon d’achat ne soit pas comptabilisé comme nouvelle vente. Deux étapes de préparation sont nécessaires : vous créez un bon d’achat d’échange ainsi qu’une remise de 100% afin que le montant du bon d’achat ne soit pas encaissé.

Aperçu

  1. Créer un bon d’achat (avec remise)
  2. Créer une remise (100 %  de remise sur le prix)
  3. Comment procéder lorsqu’un client veut encaisser un ancien bon d’achat

Créer un bon d’achat (avec remise)

  1. Ouvrez Ventes > Articles de vente dans le menu POS de navigation principale.
  2. Appuyez sur [Add-2.svg] et sélectionnez Article de vente.
  3. Dans la fenêtre Type d’article de vente, appuyez sur Bon.
    La fenêtre 
    Créer bon d’achat s’ouvre.

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  4. Lors de la première étape, Type, appuyez sur Carte cadeau.
  5. Lors de la deuxième étape Identité, indiquez un nom précis qui montre clairement que la carte cadeau est seulement faite pour être échangée contre un ancien bon d’achat.
  6. Appuyez sur [Suivant].

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  7. Lors de la dernière étape Disponibilité, indiquez les conditions applicables à la carte cadeau.
    • N’indiquez pas de montant de vente afin de pouvoir adapter le montant individuellement lors de l’échange de bons d’achat.
    • Important ! Désactivez l’option Exclure les remises

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  8. Pour sauvegarder les informations saisies pour la carte cadeau, appuyez sur [Créer].

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Créer une remise (100 %  de remise sur le prix)

La vente correspondant à l’ancien bon d’achat étant déjà comptabilisée dans l’ancien système, vous devez créer une remise de 100% pour le bon d’achat d’échange.

  1. Sélectionnez Ventes Promotions dans le menu POS de navigation principal.
  2. Appuyez sur Add-2.svg et dans la première étape Cible sélectionnez Article de vente (basé sur offre).

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  3. Lors de la deuxième étape, Type faites défiler le menu jusqu’aux offres avec remise. 
    Appuyez sur Remise en % fixée sur le prix.

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  4. Lors de l’étape Configuration dans Nom indiquez Bon d’achat d’échange.
  5. Dans Article de vente sélectionnez le bon d’achat préalablement créé.
  6. Dans Remise indiquez 100 %
  7. Activez la fonctionnalité Appliquer automatiquement.
  8. Appuyez sur [Suivant].

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  9. Lors de l’étape Média, vous pouvez indiquer des informations supplémentaires dans Description
    Appuyez sur Checkmark-2.svg, pour confirmer la saisie.
  10. Appuyez sur [Terminer]. L’offre est créée.
    La fenêtre Modifier offre s’ouvre.

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  11.  Appuyez enfin sur [Activer] pour activer l’offre et l’utiliser.

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Vous avez rempli toutes les conditions pour échanger l’ancien bon d’achat encore valable contre le nouveau bon d’achat. Vous échangez l’ancien bon contre le nouveau pour votre client et encaisser ensuite celui-ci.

L’échange de bons est clairement visible dans les rapports grâce au nom de l’offre promotionnelle. Après l’encaissement du bon d’achat, la vente apparaît dans le Z de caisse sous Ventes Bons d’achat.

 

Comment procéder lorsqu’un client vient en magasin avec un ancien bon d’achat

Avant que le client ne puisse encaisser l’ancien bon d’achat, le bon doit être échangé contre le nouveau.

  1. Sélectionnez le bon d’achat «ancien contre nouveau» dans la caisse.
  2. Indiquez le montant de l’ancien bon d’achat.

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  3. La remise de 100% est appliquée automatiquement.
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  4. Si vous le souhaitez vous pouvez indiquer le numéro de l’ancien bon d’achat avec la fonctionnalité Instructions spéciales.

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  5. Afin de distribuer le bon d’achat appuyer sur Checkmark-2.svg dans la caisse.
    Activez Impression dans la boîte de dialogue du règlement. Le bon d’achat est imprimmé.
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  6. Le client peut alors utiliser son bon d’achat. 

ATTENTION !

  • Il n’est pas possible d’effectuer l’échange de bons et l’achat en une seule étape, car vous avez besoin du numéro du nouveau bon d’achat pour l’encaisser.
  • L’ancien bon d’achat n’est pas supprimé car enforePOS ne reconnait toujours pas le bon d’achat original. Pour éviter un encaissement multiple nous vous conseillons de n’accepter que le bon d’achat original lors de l’échange de bons et de le détruire par la suite. 

 

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