Accepter, contrôler et terminer une réservation de table

  • Mise à jour

Vous avez créé vos tables ainsi que tous les services de table et un client souhaite maintenant réserver une table chez vous ? Dans ce guide d'utilisation, nous vous expliquons comment effectuer la réservation d’une table préalablement créée, comment gérer l’arrivée et la sortie de vos clients ainsi que l’encaissement.

Pour apprendre comment confirmer et gérer le début et la finalisation d’une réservation de table faite en ligne grâce à votre présence en ligne, rendez-vous ici.

 

Conditions préalables

Réserver une table

Lorsque vous souhaitez ajouter une réservation faite par téléphone, utilisez le gestionnaire des réservations dans enforePOS

  1. Ouvrez Réservations > Boîte de réception depuis le menu de navigation principal.
  2. Afin d’ajouter une réservation, appuyez dans la colonne de gauche sur Add.svg.
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    ⮕ La fenêtre Sélectionner s’ouvre.
  3. Sélectionnez le service souhaité.
    ⮕ Si vous disposez de plusieurs points de vente, la fenêtre Sélection de lieu s’ouvre.
    Si vous n’avez qu’un seul point de vente, la fenêtre Détails s’ouvre. Ignorez les étapes 4 et 5.
  4. Dans la fenêtre Sélection de lieu sélectionnez pour quel point de vente vous souhaitez effectuer la réservation. 
  5. Appuyez sur [Suivant].
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    ⮕ La fenêtre Détails s’ouvre. Si vous avez déjà créé votre client, suivez les étapes 6 et 7. Si vous n’avez pas encore créé le client, ignorez les étapes 6 et 7. 
  6. Si le client est déjà enregistré dans enforePOS, la liste de clients s’affiche dès que vous commencez à taper son nom dans Ajouter nom du client.
  7. Sélectionnez ensuite le client qui apparaît dans la liste.
  8. Si vous n’avez pas encore créé le client, indiquez son nom dans le champ Ajouter nom du client.
  9. Appuyez sur Créer nouveau client afin d’y ajouter le nom et les coordonnées.
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    ⮕ La fenêtre Créer client privé s’ouvre. 

  10. Entrez le Numéro de téléphone portable, le Numéro de téléphone fixe, l’Adresse e-mail ou l’Adresse postale du client. 

    Il vous suffit de remplir l’un des quatre champs.

  11. Pour confirmer votre entrée, appuyez sur [Créer client].
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    Le client privé est créé avec succès.

  12. Saisissez ici les informations suivantes :
    • Démarrer : Indiquez quand la réservation débute.
    • Fin : Indiquez quand la réservation se termine.
    • Durée : Indiquez combien de temps la table doit être réservée.
    • Places : Indiquez combien de places sont réservées.
    • Via : indiquez comment la réservation a été faite (par exemple par téléphone ou par e-mail).
    • Vous pouvez aussi enregistrer des instructions spéciales. Pour cela, appuyez sur Spécial.

  13. Afin de confirmer la saisie dans la fenêtre Détails, appuyez sur [Suivant].
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  14. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un participant dans la fenêtre suivante. Appuyez sur Ajouter participant. Si vous aviez déjà créé ce participant, répétez les étapes 5 et 6. Si vous n’aviez pas encore créé ce participant, répétez les étapes 7 à 12. 
    ⮕ La fenêtre Assigner réservation s’ouvre.
  15. Affectez votre réservation à une table libre en sélectionnant une table.
    Si aucune table n’est libre, vous pouvez mettre le client sur liste d’attente.
    Si vous souhaitez attendre avant d’affecter la réservation, sélectionnez l’option [Requis].

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    Le numéro de la table passe au vert et la table est marquée comme réservée.
     
  16. Appuyez sur [Confirmer].
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    ⮕ La réservation est affectée à la table avec succès.
    Si vous avez entré le numéro de téléphone portable du client, enforePOS envoie une confirmation par SMS. Votre client peut consulter la confirmation détaillée de la réservation grâce au lien accessible dans le SMS. De plus, la date peut être enregistrée dans le calendrier du smartphone.
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    Une fois la réservation créée, vous avez la possibilité de consulter le profil client depuis les entrées de réservations et de faire des remarques relatives au client dans l’onglet Remarques. Lorsque vous consultez à nouveau le profil client, l’onglet Remarques s’ouvre immédiatement. Ainsi, les informations concernant le client sont immédiatement visibles.

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    Le profil du client peut être consulté dès la création de la réservation.

    Il en est de même pour la réservation elle-même. Si vous faites une remarque par rapport à la réservation dans l’onglet Remarques, cet onglet sera le premier à apparaître lorsque vous ouvrirez à nouveau la réservation, de manière à ce que les remarques soient directement visibles. 
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    Pour pouvoir prendre des réservations supplémentaires pour les tables partiellement occupées, il est nécessaire d’autoriser les surréservations dans les paramètres des réservations.

    Vous pouvez voir les tables réservées en suivant Réservations > Réservations activées depuis le menu de navigation principal.

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    Au moment de la réservation, trois personnes sont assises à la table 2.

Enregistrer les clients à l’arrivée

Quand vos clients arrivent le jour de la réservation, la première étape est d’enregistrer la réservation. Pour cela, utilisez soit l’onglet Confirmé dans Réservations > Boîte de réception ou dans le menu Réservations > Réservations activées.

  1. Dans le menu de navigation principal, ouvrez Réservations > Réservations activées.
  2. Sélectionnez la réservation dans la colonne de droite.
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    Vous pouvez voir l’occupation d’une réservation validée dans la case rouge en haut à droite ou dans l’aperçu des réservations. 1/2 signifie que la table dispose de deux sièges et qu’un siège est occupé au moment de la réservation.

  3. Appuyez sur [Enregistrement].
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    Si les clients sont arrivés, mais que leur table n’est pas encore prête, sélectionnez l’option [Arrivés].

    ⮕ Une fois correctement enregistrée, la réservation s’affiche dans l’aperçu Réservations disponibles. Pour y accéder, allez dans le menu de navigation principal Ventes > Caisse et en appuyant sur l’icône
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    ⮕ La fenêtre Réservations disponibles s’ouvre.
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    Vous pouvez aussi retrouver la réservation dans l’aperçu Commandes en suspens sous Réservations. Pour y accéder, appuyez sur le bouton basculeOrderSwitcher-15.png dans la caisse.
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    ⮕ La fenêtre Réservations disponibles s’ouvre.
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  4. Pour prendre les commandes, appuyez sur la réservation.
    ⮕ La commande s’ouvre dans la caisse.
  5. Ajoutez les commandes de vos clients.
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Départ des clients et encaissement de la table

Lorsque les clients souhaitent partir et payer, la réservation est finalisée automatiquement. Pour cela, les Paramètres des réservations doivent être réglés correctement.
Si vous souhaitez afficher la réservation finalisée, vous la trouverez dans Réservations > Historique des réservations dans l’onglet Terminé
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