Carnet de réservations pour les prestataires : créer et modifier des réservations dans le calendrier

Conditions préalables :

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Le carnet de réservations est accessible à partir du Responsable des réservations ainsi que des Réservations activées via le menu de navigation principale. Sélectionnez dans chaque cas l’onglet Calendrier.

  • Vous utilisez le mode d’affichage Responsable des réservations pour gérer les réservations.

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Vous voyez ici le carnet de réservations pour la date d’aujourd’hui. Dans la barre d’aperçu en haut, vous voyez tous les collaborateurs de votre salon. La grille dans la partie à gauche correspond aux horaires d’ouverture de votre salon. La ligne rouge correspond à l’heure actuelle.

Vous voyez également un fonds coloré s’afficher derrière le nom des collaborateurs. Les collaborateurs dont le fond est blanc sont disponibles. Ceux dont le fond est gris p. ex. ne le sont pas. Vous consignez la disponibilité des collaborateurs dans le planning du personnel. Vos collaborateurs peuvent eux aussi indiquer les horaires auxquels ils n’ont pas de rendez-vous. Chaque collaborateur gère son statut de non-disponibilité pour les réservations dans son aperçu de réservations à l’aide du symbole en haut à droite. Le collaborateur en question appuie sur le symbole et la fenêtre Temps sans réservations possibles s’ouvre. 

 

Aperçu :

Créer une réservation dans le calendrier 

  1. Pour créer rapidement une nouvelle réservation pour le collaborateur souhaité, appuyez sur un créneau libre dans la colonne du collaborateur souhaité dans le calendrier.

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La fenêtre Sélectionner service s’ouvre.

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  1. Choisissez le service souhaité.
  2. Saisissez le nom du client.
    Vous avez trois possibilités au moment de saisir le nom du client :
    • Si votre client a déjà été saisi, vous pouvez sélectionner son nom dans le menu déroulant (1).
    • Vous pouvez créer un nouveau client : pour cela, saisissez son nom et appuyez sur Créer nouveau client. Saisissez à présent ses coordonnées (2).
    • Vous pouvez également saisir le nom du client et ses coordonnées pour une seule réservation (3). 
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  3. Acceptez l’heure de début et de fin et la durée présélectionnées ou modifiez-les en conséquence. Vous pouvez également indiquer la manière dont vous avez reçu la réservation.
    Pour consigner des commentaires internes au sujet de la réservation, appuyez sur Spécial et saisissez les souhaits du client.

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  4. Appuyez sur [Enregistrer].
    La fenêtre Détails se ferme. La réservation apparaît sur fond bleu dans le calendrier.

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Modifier une réservation

  1. Appuyez sur la réservation.
    La réservation s’ouvre.
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    Vous pouvez modifier la réservation à plusieurs endroits. Vous pouvez :
    • Modifier les coordonnées du client ;
    • Changer la date, l’heure et la durée du service ;
    • Saisir ou modifier les souhaits du client ;
    • Assigner la réservation à un autre collaborateur ;
    • Annuler la réservation.
  2. Procédez aux modifications souhaitées.
  3. Appuyez sur [X] pour enregistrer les modifications.

Encaisser une réservation 

Pour charger une réservation dans la caisse, ouvrez la caisse et appuyez sur le symbole Bildschirmfoto_2019-11-21_um_15.59.55.png.

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La fenêtre Réservations disponibles s’ouvre.

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  1. Appuyez sur l’onglet Services.
  2. Sélectionnez la/les réservation(s) devant être chargée(s) dans la caisse.
  3. Appuyez sur [Charger dans la caisse].

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Vous pouvez ajouter et encaisser d’autres services et produits de soin.

Créer une réservation en parallèle

Vous pouvez créer plusieurs réservations en parallèle pour un collaborateur. Pour cela, appuyez sur le champ libre à côté de la réservation existante dans le Responsable des réservations. Créez la nouvelle réservation exactement comme vous avez créé la réservation existante.

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En savoir plus...

  • Réservations – modifier les propriétés d’un service personnel
  • Responsable des réservations (prestataires)

 

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