Rapports de lieu – Gérer de manière centralisée le jour ouvrable via toutes les caisses d’un lieu

  • Mise à jour

Vous avez plusieurs caisses et collaborateurs actifs par jour sur le même point de vente et souhaitez faire une clôture centralisée ?

La fonctionnalité Rapport de lieu actuel vous offre à tout moment un aperçu du statut de toutes les caisses que vous utilisez pendant un jour ouvrable ainsi que la possibilité d’en effectuer la clôture centralisée.

Activer les rapports de lieu

Afin de pouvoir utiliser la fonctionnalité Rapports de lieu pour votre point de vente, vous devez tout d’abord activer cette option. Pour cela, procédez comme suit.

Conditions préalables

  • Tous vos collaborateurs ont terminé leurs heures de travail et compté leurs espèces
  • Le jour ouvrable de toutes les caisses est clôturé
  1. Ouvrez Ventes > Comptabilité dans le menu de navigation principal.
    Dans la partie Lieu, vous trouverez les points Rapport de lieu actuel et Historique de rapports de lieu.
  2. Appuyez sur Settings.svg pour accéder aux paramètres de la gestion des espèces du point de vente en question. mceclip1.png
  3. Activez l’option Utiliser le rapport de lieu.
  4. Confirmez votre sélection avec SingleSelectionCheck.svg. mceclip0.png Si vous n’avez pas terminé les heures de travail de tous les collaborateurs ou tous les jours ouvrables sur les caisses, ceci s’affiche. Si c’est le cas, recommencez à l’étape 1.mceclip2.png
  5. Appuyez sur [Utiliser le rapport du lieu].mceclip3.png⮕ Vous voyez maintenant l’aperçu des différents jours ouvrables de votre point de vente.
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Aperçu des modes d’affichage du rapport de lieu

La fonctionnalité Rapports de lieu permet de gérer le jour ouvrable de l’ensemble d’un point de vente.

Si un collaborateur est le premier à se connecter sur un appareil de caisse un jour donné et à utiliser la fonction caisse, il doit tout d’abord lancer le jour ouvrable sur l’appareil en question.

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Si vous travaillez avec la gestion des espèces sur les comptes des collaborateurs, chaque collaborateur doit également lancer ses heures de travail.

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Pendant le jour ouvrable, vous avez à tout moment un aperçu des opérations commerciales actives de l’ensemble du point de vente. Ci-dessous se trouvent les explications des différents onglets :

  • Ventes

    L’onglet Ventes vous fournit des informations sur la somme du chiffre d’affaires et des autres recettes de toutes les caisses actives d’un point de vente.

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  • Modes de paiement

    L’onglet Modes de paiement vous présente un aperçu des recettes et des dépenses de toutes les caisses actives regroupées par mode de paiement. Le chiffre d’affaires est ventilé par taux d’imposition appliqué.

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  • Espèces

    L’onglet Espèces présente la somme du solde actuel d’espèces de toutes les caisses actives.

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  • Catégories

    L’onglet Catégories vous fournit des informations sur le chiffre d’affaires global actuel par catégorie de vente.

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  • Articles de vente

    L’onglet Articles de vente reprend la somme du chiffre d’affaires actuel par article de toutes les caisses.

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  • Transactions

    L’onglet Transactions vous permet de retrouver un aperçu de toutes les factures établies et de toutes les transactions en espèces du jour ouvrable en cours sur le point de vente en question.

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  • Rapports simples

    Dans l’onglet Rapports simples, vous disposez en permanence d’un aperçu de tous les rapports de caisse (Z de caisse) et de tous les rapports de collaborateurs du jour ouvrable en cours. Si votre gestion des espèces est activée au niveau de vos collaborateurs, les rapports de collaborateurs seront également affichés. Vous voyez s’afficher, outre le statut, le chiffre d’affaires actuel et le solde d’espèces. 

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Travailler avec le rapport de lieu

Une fois qu’un collaborateur a mis fin à ses heures de travail, cette information s’affiche dans l’aperçu des rapports simples.

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Dans notre exemple, les deux collaborateurs ont travaillé à des moments différents, mais ont utilisé la même caisse pour encaisser. L’aperçu des rapports simples présente donc les rapports des deux collaborateurs et la somme du chiffre d’affaires qu’ils ont encaissée avec cette caisse.FR_2.png

Vous souhaitez voir un rapport de collaborateur ? Pour cela, appuyez sur le montant correspondant dans l’onglet Rapports simples dans la partie Collaborateurs.

Voici à quoi ressemble un rapport de collaborateur :

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Vous souhaitez voir un Z de caisse ? Pour cela, appuyez sur le montant correspondant dans l’onglet Rapports simples dans la partie Collaborateurs.

Voici à quoi ressemble un Z de caisse :

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Ce n’est qu’une fois que les rapports de collaborateur ont été clôturés que le jour ouvrable du point du lieu peut être fermé. Lorsque vous essayez de clôturer le jour ouvrable du lieu pendant qu’un rapport de collaborateur est encore un cours, un avertissement vous informera du rapport devant être clôturé.

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Les collaborateurs peuvent continuer à clôturer un par un le jour ouvrable sur un appareil de caisse.

Une fois que tous les collaborateurs ont terminé leurs heures de travail, cliquez sur [Fermer le jour ouvrable du lieu].

FR_6.png⮕ Les jours ouvrables des différents appareils de caisse ont été clôturés de manière centralisée et le jour ouvrable du point de vente est affiché.

Le symbole FeatureTypeOther__2_.svg en haut à droite vous permet de choisir si vous souhaitez imprimer ou envoyer le rapport par e-mail.

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Vous pouvez ensuite décider si vous souhaitez également imprimer ou envoyer les rapports pour les Catégories, Articles de vente et Transactions.

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Configurer de manière optimale les droits d’utilisateurs

Dans les points de menu Jour ouvrable actuel et Historique des rapports de lieu, vous pouvez, pour certains collaborateurs, masquer les fonctions Lieu : rapport de lieu actuel et Lieu : historique des rapports de lieu au point de menu Compte professionnel Droits d’accès utilisateurs Onglet Ventes Section Fonctions de compatibilité. Ainsi, vous pouvez définir quels collaborateurs peuvent consulter les chiffres-clés de votre point de vente.

Contrôler les écarts de caisse avant la clôture du rapport 

En tant que propriétaire ou que collaborateur responsable du point de vente, il doit être demandé de procéder à une vérification en cas d’espèces en trop ou manquantes dans les rapports de collaborateur ? Pour cela, procédez comme suit :

  1. Ouvrez Compte professionnel > Droit d’accès utilisateur > onglet Ventes dans le menu de navigation principal.
  2. Appuyez dans la partie Fonctions de comptabilité, appuyez sur Terminer le jour ouvrable du lieu.
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  3. Décidez si vous souhaitez que seul vous-même en tant que titulaire pouvez exécuter cette fonctionnalité ou si certains collaborateurs doivent également pouvoir le faire.
  4. Terminez le paramétrage en appuyant sur [Confirmer].
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  5. Dans l’onglet Rapports simples, appuyez sur le rapport de collaborateur correspondant.FR_11.png
    Vous, en tant que titulaire, mais également les collaborateurs autorisés, pouvez consulter les détails des rapports de collaborateurs, vérifier le montant en espèces et clôturer le rapport de collaborateur.
  6. Appuyez sur [Fin des heures de travail].mceclip2.png⮕ Le protocole de comptage s’affiche pour comptabiliser à nouveau le solde d’espèces.
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Toujours contrôler le montant d’espèces

Vous en tant que titulaire ou les collaborateurs qui y sont autorisés sur le point de vente devriez toujours recompter le solde d’espèces des différents collaborateurs/caisses même si le collaborateur a bien fait ses comptes. Pour cela, procédez comme suit :

  1. Ouvrez Compte professionnel > Droit d’accès utilisateur > onglet Ventes dans le menu de navigation principal.
  2. Dans la partie Fonctions de comptabilité, appuyez sur l’entée Fin des heures de travail.
    FR_15.png
  3. Décidez si seul vous-même en tant que titulaire pouvez exécuter cette fonctionnalité ou si certains collaborateurs doivent également pouvoir le faire.
  4. Terminez le paramétrage en appuyant sur [Confirmer].
    Bildschirmfoto
  5. Dans l’onglet Rapports simples, appuyez sur le rapport de collaborateur correspondant. FR_17.png
    Vous, en tant que titulaire, mais également les collaborateurs autorisés, pouvez consulter les détails des rapports de collaborateurs, vérifier le montant en espèces et clôturer le rapport de collaborateur.FR_19.png
  6. Appuyez sur [Fin des heures de travail].
    FR_18.png⮕ Le protocole de comptage s’affiche pour comptabiliser à nouveau le solde d’espèces.
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