Come creare la prenotazione di un tavolo, come effettuare il check-in e il check-out

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Hai già creato i tuoi tavoli e i relativi servizi al tavolo ed ora il tuo cliente desidera prenotare un tavolo da te? In questo articolo ti spieghiamo come prenotare un tavolo già creato, come effettuare il check-in dei tuoi clienti, riscuotere quindi il pagamento dell’ordine ed effettuare il check-out della prenotazione.

Qui puoi scoprire come confermare una prenotazione online, giunta attraverso la tua presenza online, e come effettuarne il check-in e il check-out.

Prerequisiti

Come prenotare un tavolo

Se desideri aggiungere ad esempio una prenotazione telefonica, utilizzi il gestore delle prenotazioni in enforePOS

  1. Apri nel menu POS Prenotazioni > Inbox.
  2. Per aggiungere una prenotazione tocca nella colonna a sinistra il simbolo Add.svg.
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    ⮕ Se hai diversi punti vendita si aprirà la finestra Selezione ubicazione.
    Se hai solo un punto vendita si aprirà solo la finestra Dettagli. Salta i passaggi 3 e 4.
  3. Nella finestra Selezione ubicazione selezioni l’ubicazione in cui desideri prenotare un tavolo. 
  4. Tocca [Avanti].
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    ⮕ Si apre la finestra Dettagli. Se il cliente è già stato creato segui i passaggi 5 e 6. Se il cliente non è stato ancora creato salta i passaggi 5 e 6. 
  5. Se la persona che ti sta chiamando è già stata creata come cliente in enforePOS, nel momento in cui inizi a digitare il nome nel campo Aggiungi nome cliente… viene visualizzato l’elenco clienti.
  6. Seleziona quindi il cliente che viene visualizzato nell’elenco.
  7. Se il cliente non è stato ancora creato inserisci il nome del cliente nel campo Aggiungi nome cliente....
  8. Tocca Crea nuovo cliente per aggiungere a questo punto il nome e i dati di contatto.
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    ⮕ Si apre la finestra Crea cliente privato. 

  9. Inserisci qui il Numero di cellulare, il Telefono fisso, l’Indirizzo e-mail oppure l’Indirizzo privato del cliente. 

    È sufficiente compilare solo uno dei quattro campi.

  10. Conferma i dati inseriti toccando [Crea cliente].
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    ⮕ Il cliente privato è stato creato correttamente.
  11. Inserisci qui le seguenti informazioni:
    • Inizia: indica qui quando inizia la prenotazione.
    • Termina: indica qui quando termina la prenotazione.
    • Durata: indica qui quanto dura la prenotazione del tavolo.
    • Posti a sedere: indica qui quanti posti sono stati prenotati.
    • Fonte: indica qui in che modo hai ricevuto la prenotazione (ad es. telefonicamente o tramite e-mail). 
    • In via opzionale puoi anche aggiungere istruzioni speciali. Per farlo tocca Speciale.
  12. Per confermare i dati inseriti nella finestra Dettagli tocca [Salva].
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  13. In via opzionale, nella finestra successiva puoi aggiungere un ulteriore partecipante. Per farlo tocca Aggiungi partecipante.... Se il partecipante è già stato creato, ripeti i passaggi 5 e 6. Se il partecipante non è stato ancora creato, ripeti i passaggi da 7 a 12. 
    ⮕ Si apre la finestra Assegna prenotazione.
  14. Assegna la prenotazione ad un tavolo disponibile selezionando un tavolo.
    Se non c’è nessun tavolo disponibile puoi mettere il cliente in lista d’attesa.
    Se preferisci assegnare la prenotazione in un secondo momento seleziona l’opzione [Richiesto].
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    ⮕ Il tavolo viene contrassegnato come prenotato ed evidenziato in verde.
  15. Tocca [Conferma].
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    ⮕ La prenotazione è stata assegnata al tavolo correttamente.
    Se hai inserito il numero di cellulare del cliente enforePOS invia una conferma tramite SMS. Il tuo cliente può richiamare la conferma dettagliata della prenotazione attraverso il link del messaggio. Inoltre la data può anche essere salvata nel calendario dello smartphone.
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Come effettuare il check-in dei clienti

Quando i clienti, il giorno della prenotazione, arrivano la prima cosa che devi fare è effettuare il check-in della prenotazione. Per fare questo utilizzi o la scheda Confermato in Prenotazioni > Inbox oppure il menu Prenotazioni > Prenotazioni attive.

  1. Apri nel menu POS Prenotazioni > Prenotazioni attive.
  2. Seleziona la prenotazione nella colonna a destra.
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  3. Tocca [Check-in].
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    Se i clienti sono arrivati ma il tavolo non è ancora disponibile seleziona l’opzione [Arrivato].

    ⮕ Una volta effettuato correttamente il check-in la prenotazione viene elencata nella panoramica Prenotazioni disponibili. Qui ci arrivi toccando nel menu POS Vendite > Registratore l’icona CalendarAdded-2048.svg.
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    ⮕ Si apre la finestra Prenotazioni disponibili.
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    In via alternativa troverai la prenotazione nella panoramica Ordini attivi in Prenotazioni. Qui ci arrivi toccando in Registratore il simbolo Cambio d’ordine OrderSwitcher-15.png.
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    ⮕ Si apre la finestra Prenotazioni disponibili.
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  4. Per annotare gli ordini dei clienti tocca due volte la prenotazione.
    ⮕ L’ordine viene aperto nel registratore.
  5. Aggiungi gli ordini dei clienti.
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Come effettuare il check-out dei clienti e riscuotere il pagamento del tavolo.

Se i clienti stanno per andar via e desiderano pagare, il check-out della prenotazione ha luogo automaticamente. Affinché ciò avvenga è presupposto che tu abbia fatto le giuste impostazioni in Impostazioni prenotazione.
Se desideri richiamare la prenotazione completata la trovi in Prenotazioni > Cronologia prenotazioni nella scheda Completato
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Per saperne di più...

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