Kassenfehlbetrag und Kassenüberhang

Dieses How-To beschreibt neue Funktionen und Arbeitsabläufe, die nur in enforePOS 2 verfügbar sind. Diese Version steht exklusiv Kunden zur Verfügung, die am Early Access-Programm von enforePOS 2 teilnehmen.

Deine Mitarbeiter beenden den Geräte-Geschäftstag oder die Schicht, und bei der Bargeldzählung unterscheidet sich der erwartete vom tatsächlichen Bargeldbestand? Dann entsteht ein Kassenfehlbetrag oder -überhang, der abgeglichen werden muss, um den Standort-Geschäftstag abschließen zu können. In den folgenden Abschnitten zeigen wir dir die verschiedenen Möglichkeiten für den Bestandsabgleich auf, und du erfährst, wie du den Grenzwert und die Anzahl für Neuzählungen festlegst.

Bargeldbestand abgleichen

1. Öffne im POS-Menü Buchhaltung.

2. Tippe auf Aktueller Geschäftstag.

   In unserem Beispiel weist das Portemonnaie von Bernd Mustermann einen Fehlbetrag von 5 € auf. Dies erkennst du an der orangefarbenen Hinterlegung der Kasse, an dem Hinweis Fehlbetrag: 5,00 € sowie an dem orangenen Kreis mit Ausrufezeichen.

3. Wische auf der Kasse oder dem Mitarbeiter mit dem Fehlbetrag von rechts nach links.
   ⮕ Das Untermenü öffnet sich.
4. Tippe auf .⮕ Das Fenster Bestandsabgleich öffnet sich. Du hast nun verschiedene Möglichkeiten, die Differenz auszugleichen: über eine nachträgliche Aufzeichnung einer Bargeldentnahme, eine Ausgleichsbuchung oder eine Neuzählung. Mehr dazu erfährst du in den folgenden Tabs.

• Entnahme nachträglich aufzeichnen

  Grund für die Differenz kann z.B. sein, dass Bargeld für die Besorgung einer Zeitschrift oder andere Ausgaben entnommen wurde. Dann kannst du diese Bargeldentnahme nachträglich aufzeichnen. Wie das geht, erfährst du im Folgenden.

  1. Tippe im Fenster Ausgleichen auf Nachträglich eine Bargeldentnahme aufzeichnen.⮕ Das Fenster Bargeldtransaktion öffnet sich.
  2. Wähle die Art der Bargeldtransaktion. In unserem Beispiel wählen wir Ausgabe.

     In unserem Beispiel geben wir die Informationen für eine qualifizierte Entnahme ein. Welche weiteren Einstellungsmöglichkeiten du für die Bargeldentnahme für Ausgaben hast, erfährst du in diesem How-To.

     
  3. Wähle, wofür die Ausgabe getätigt wurde.
  4. Tippe im Feld Bargeldbetrag den fehlenden Bargeldbetrag ein.
  5. Weise der Bargeldtransaktion im Feld Steuersatz einen Steuersatz zu.
  6. Gib eine Belegnummer ein.
  7. Gib das Belegdatum an.
  8. Füge eine Beschreibung hinzu.
  9. Tippe auf [Abschließen]. ⮕ Du hast die Bargeldentnahme nachträglich aufgezeichnet und den Kassenfehlbetrag ausgeglichen.

• Ausgleichsbuchung

  Wenn du den Kassenfehlbetrag als solchen verbuchen möchtest, kannst du dafür eine Ausgleichsbuchung vornehmen. Beachte dabei, dass dies steuerliche Nachteile für dich haben kann. Wie das geht, erfährst du in diesem Abschnitt.

  1. Tippe im Fenster Ausgleichen auf Ausgleichsbuchung.⮕ Das Fenster Bestandsabgleich öffnet sich.

     Je nachdem, welche Option du für den entsprechenden Bargeldbehälter im Tab Bestandsabgleich für einen Kassenfehlbetrag bzw. Kassenüberhang im Feld Auswahlmodus ausgewählt hast, ist die Angabe eines Grundes entweder verpflichtend, optional oder nicht erlaubt. Die standardmäßige Einstellung ist optional.

  2. Tippe auf Grund, um einen Grund für die Differenz auszuwählen.

     Alternativ kannst du auch auf Grund wählen... tippen.

     ⮕ Das Fenster Grund öffnet sich.
  3. Wähle einen Grund aus. In unserem Beispiel wählen wir den Grund Verlust.
  4. Tippe auf Beschreibung, um eine Beschreibung für die Differenz anzugeben.

     Alternativ kannst du auch auf das Feld unter Beschreibung tippen.

     ⮕ Das Fenster Beschreibung öffnet sich.
  5. Gib eine Beschreibung für die Differenz ein.
  6. Tippe auf [Bestätigen].
  7. Tippe auf Bestätigen.⮕ Die Differenz wurde durch eine Ausgleichsbuchung ausgeglichen.
  8. Tippe auf [Bestätigen].

• Neu zählen

  Wenn du dein Bargeld neu zählen möchtest, gehe wie folgt vor:

  1. Tippe im Fenster Ausgleichen auf Neu zählen.⮕ Das Fenster Barbestand zählen öffnet sich.
  2. Zähle dein Bargeld.
  3. Tippe auf [Speichern], um deine Zählung zu bestätigen.
     In unserem Beispiel entspricht der gezählte Betrag nach der Neuzählung dem erwarteten Betrag und somit ist die Differenz ausgeglichen.

Schwellenwert festlegen

Du hast die Möglichkeit, für einen Kassenfehlbetrag oder -überhang einen Schwellenwert festzulegen. Das bedeutet, dass du bis zu diesem Schwellenwert keine Ausgleichsbuchung oder nachträgliche Aufzeichnung einer Entnahme vornehmen musst, um den Standort-Geschäftstag abzuschließen.

Um einen Schwellenwert festzulegen, gehe wie folgt vor:

1. Tippe auf Einstellungen.
2. Tippe auf [Konfiguration bearbeiten].

   In unserem Beispiel verwenden wir eine standortübergreifende Konfiguration.
   Wenn du eine standortspezifische Konfiguration verwendest, erscheinen die Einstellungen im rechten Fenster.

   ⮕ Das Fenster Buchhaltung öffnet sich.
3. Wähle den Bargeldbehälter, den du verwendest. In unserem Beispiel wählen wir Übergreifend. ⮕ Das Fenster Geldbehälter (Name des Geldbehälters) öffnet sich.
4. Wechsle in den Tab Bestandsabgleich.
5. Tippe im Bereich Automatischer Abgleich auf das Feld Schwellenwert für automatischen Bargeldabgleich.
6. Gib einen Betrag ein. In unserem Beispiel geben wir 10 € ein.
7. Bestätige mit . 
8. Bestätige mit .⮕ Du hast einen Schwellenwert für einen Kassenfehlbetrag oder -überhang festgelegt.

In dem folgenden Beispiel hat der Mitarbeiter Bernd Mustermann seine Schicht beendet und sein Bargeld gezählt, wobei ein Fehlbetrag von 6 € aufgetreten ist. Da dieser aber geringer als der eingestellte Schwellenwert von 10 € ist, gilt die Schicht als erfolgreich abgeschlossen. Dies erkennst du an dem grünen Häkchen.

Erneute Zählung bei Differenzen

Du hast die Möglichkeit, einzustellen, ob und wie oft deine Mitarbeiter ihr Bargeld bei Differenzen erneut zählen müssen. Dies gilt auch für dich als Inhaber, wenn du die Zählung nochmal überprüfst. Dabei kannst du definieren, ab welcher Differenz eine Neuzählung erforderlich ist. Wenn die definierte maximale Anzahl der Neuzählungen erreicht ist und die Differenz weiterhin über dem Schwellenwert ist, wird die Differenz als Kassenfehlbetrag bzw. -überhang angezeigt.

Um die Einstellungen für die erneute Zählung vorzunehmen, gehe wie folgt vor:

1. Führe die Schritte 1 - 4 vom Kapitel Schwellenwert festlegen aus.
2. Aktiviere die Option Zählung muss im Falle einer Differenz wiederholt werden.
3. Lege im Feld Anzahl der Wiederholungen über [] und [] die maximale Anzahl der erneuten Zählungen fest. In unserem Beispiel definieren wir 2 maximale Neuzählungen.
4. Lege im Feld Schwellenwert für die Neuzählung einen Schwellenwert fest. In unserem Beispiel definieren wir einen Schwellenwert von 5 €.
5. Bestätige mit .

   Wenn du keinen Schwellenwert festlegst, muss in jedem Fall die Neuzählung erfolgen, egal wie hoch die Differenz ist.

6. Tippe auf , um deine Änderungen zu speichern.

Im Folgenden zeigen wir dir einen beispielhaften Ablauf für eine erneute Zählung. In unserem Beispiel wird das Bargeld an den Mitarbeitern verwaltet. Der Mitarbeiter Bernd Mustermann soll seine Schicht abschließen und sein Bargeld zählen.

1. Tippe auf deine Schicht.
2. Tippe auf [Schicht beenden].⮕ Das Fenster Barbestand zählen öffnet sich.
3. Zähle dein Bargeld.
   In unserem Beispiel weicht der gezählte Betrag vom erwarteten Betrag um 6 € nach unten ab.
4. Tippe auf [Abschließen].
   ⮕ Folgende Meldung erscheint.
5. Tippe auf [Bestätigen].
6. Zähle dein Bargeld 2 weitere Male neu. In unserem Beispiel jedes Mal mit der gleichen Differenz von 6 €. Wiederhole dazu die Schritte 3 - 5.

   Falls die Differenz während der Neuzählungen weiterhin über dem Schwellenwert liegt, musst du die maximale Anzahl von Neuzählungen durchführen. Anderenfalls kannst du die Bargeldzählung schon vorher abschließen.

   ⮕ Das Fenster Schicht beenden öffnet sich.
7. Führe gegebenenfalls eine Bargeldentnahme durch.
8. Tippe anschließend auf [Schicht beenden].⮕ Der vorläufige Mitarbeiterbericht wird angezeigt.
9. Tippe auf .
   Du als Inhaber bzw. verantwortliche Person siehst unter Aktueller Geschäftstag die Differenz bei den aktiven Mitarbeitern.
   Nun kannst du entweder den Bargeldbestand abgleichen oder einen Schwellenwert für den Bargeldabgleich festlegen, der größer als die vorhandene Differenz ist.

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• Standort-Geschäftstag abschließen