Reservierungen im Kalender anlegen und bearbeiten

In diesem How-To zeigen wir dir, wie du in enforePOS Reservierungen im Kalender anlegst und bearbeitest.

Den Kalender kannst du im POS-Menü unter Reservierungen > Aktive Reservierungen aufrufen. Wähle die Übersicht Kalender.

Hier siehst du den Kalender für den heutigen Tag. In der oberen Leiste siehst du alle Mitarbeiter in deinem Salon. Die links angezeigten Zeiten entsprechen den Öffnungszeiten deines Salons. Die rote Linie zeigt die aktuelle Uhrzeit an.

Auch siehst du, dass die Mitarbeiter farblich hinterlegt sind. Weiß hinterlegte Mitarbeiter sind verfügbar. Grau hinterlegte Mitarbeiter sind nicht verfügbar. Die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter stellst du in der Personalplanung ein.

Nicht reservierbare Zeiten für Mitarbeiter hinzufügen

Du kannst im Kalender nicht reservierbare Zeiten für einzelne Mitarbeiter hinzufügen. Gehe hierzu wie folgt vor:

1. Tippe in der oberen Leiste auf den Namen eines Mitarbeiters.⮕ Der Belegungsplan des jeweiligen Mitarbeiters öffnet sich.
2. Tippe auf .⮕ Das Fenster Nicht reservierbare Zeiten öffnet sich.
3. Tippe auf + Nicht reservierbare Zeitspanne hinzufügen....⮕ Das Fenster Zeitspanne bearbeiten öffnet sich.
4. Gib die nicht reservierbare Zeitspanne ein.
   • Um die Zeitspanne in Tagen einzugeben, aktiviere Volle Arbeitstage und gib das Start- und Enddatum ein.
   • Um die Zeitspanne in Stunden einzugeben, deaktiviere Volle Arbeitstage und gib im Feld Zeitspanne wählen... eine Zeitspanne ein.
   • Wähle aus, ob bestehende Reservierungen gestartet werden können.
5. Tippe auf [Abschließen].⮕ Das Fenster Zeitspanne bearbeiten schließt sich. Du hast die nicht reservierbare Zeitspanne erfolgreich erstellt. Die Zeitspanne wird dir im Fenster Nicht reservierbare Zeiten angezeigt.
6. Tippe auf .⮕ Im Belegungsplan des Mitarbeiters ist die nicht reservierbare Zeitspanne ausgegraut.
   Tippe auf , um zum Kalender zurückzukehren.

Eine Reservierung im Kalender anlegen 

1. Tippe im Kalender in der Spalte eines Mitarbeiters auf eine freie Stelle, um schnell eine Reservierung bei diesem Mitarbeiter anzulegen. Die Zeile, in die du tippst, entspricht der voreingestellten Startzeit der neuen Reservierung. In diesem Beispiel legen wir eine Reservierung um 14 Uhr bei dem Mitarbeiter Bernd Fischer an.
   ⮕ Das Fenster Dienstleistung auswählen öffnet sich.
2. Wähle die gewünschte Dienstleistung aus.⮕ Das Fenster Details öffnet sich.
3. Gib den Namen des Kunden an.
   Beim Eingeben des Kunden gibt es 2 Möglichkeiten:
   • Du kannst einen neuen Kunden anlegen: Trage den Namen ein und tippe auf Neuen Kunden anlegen. Gebe nun die Kontaktdaten ein (1).
   • Wenn dein Kunde bereits eingetragen ist, kannst du den Namen im Drop-down-Menü auswählen (2).
4. Übernehme die voreingestellten Start-und Endzeiten sowie die Dauer oder passe diese nach deinen Wünschen an. Zusätzlich kannst du angeben, auf welchem Weg die Reservierung eingegangen ist.
   Um interne Notizen mit der Reservierung zu hinterlegen, tippe auf Sonderwünsche und gib die Wünsche ein.
5. Tippe auf [Sichern].
   ⮕ Das Fenster Details schließt sich. Die Reservierung wird im Kalender blau markiert angezeigt:
   

Eine Reservierung im Kalender bearbeiten

1. Tippe auf die Reservierung.
   ⮕ Die Reservierung öffnet sich.
   
   Du kannst die Reservierung an mehreren Stellen bearbeiten: Du kannst
   • die Kontaktdaten des Kunden bearbeiten,
   • Teilnehmer zur Reservierung hinzufügen,
   • Anmerkungen zur Reservierung machen,
   • Datum, Uhrzeit und Dauer der Reservierung ändern,
   • die Reservierung einem anderen Mitarbeiter zuweisen,
   • die Reservierung stornieren.
2. Nimm die gewünschten Änderungen vor.
3. Tippe auf , um die Änderungen zu übernehmen.

Eine Reservierung einchecken 

Falls du für deine Dienstleistung (im POS-Menü unter Reservierungen > Dienstleistungen) definiert hast, dass die Reservierung nach einer bestimmten Zeit automatisch storniert werden soll, z.B. falls dein Kunde nicht kommt, ist es empfehlenswert, die Reservierung einzuchecken, wenn dein Kunde angekommen ist. Anderenfalls kannst du die Reservierung nach der automatischen Stornierung nicht mehr in die Kasse laden.

1. Tippe in der Reservierung auf [Einchecken].⮕ Die Reservierung wurde eingecheckt und wird im Kalender grün hinterlegt angezeigt.

Eine Reservierung abrechnen

Im Folgenden wird beschrieben, wie du die Reservierung über die Kasse abrechnest. Alternativ kannst du im Kalender in der eingecheckten Reservierung auf [Auschecken] tippen. Die Reservierung wird dann automatisch in die Kasse geladen. Mehr dazu erfährst du im How-To Dienstleistungsreservierungen erstellen, einchecken und auschecken.

1. Öffne die Kasse und tippe auf , um die Reservierung in die Kasse zu laden.
   ⮕ Das Fenster Verfügbare Reservierungen öffnet sich.
2. Tippe auf den Tab Dienstleistungen.
3. Wähle die Reservierung aus, die in die Kasse geladen werden soll.
4. Tippe auf [In die Kasse laden].
   ⮕ Du hast die Dienstleistung in die Kasse geladen und kannst sie jetzt abkassieren:
   

   Du kannst jetzt weitere Dienstleistungen und Pflegeprodukte hinzufügen und abrechnen.

Eine parallele Reservierung anlegen

Wenn du die Option Überbuchungen erlauben in den Reservierungseinstellungen aktiviert hast, kannst du mehrere Reservierungen parallel für einen Mitarbeiter anlegen. Tippe dazu im Kalender auf das freie Feld neben der bereits bestehenden Reservierung. Lege die neue Reservierung genauso an wie die Bestehende.

Erfahre mehr …

• Eine persönliche Dienstleistung bearbeiten
• No-Show-Frist: Reservierung bei Nichterscheinen automatisch stornieren
• Dienstleistungsreservierungen erstellen, einchecken und auschecken