In diesem RKSV Installations-Guide für enforePOS stellen wir dir die wichtigsten Informationen zur Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) mitsamt der notwendigen Ersteinrichtung sowie deren Umsetzung in enforePOS zur Verfügung.
Weiterhin erhältst du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um deine enforePOS-Kasse RKSV-gerecht einzurichten.
Rechtliche Grundlage für RKSV:
Registrierkassen sind gemäß § 131b BAO ab 01.04.2017 durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen. Der Manipulationsschutz jedes Kassenbons ist durch die Verwendung einer elektronischen Signatur sichergestellt.
Voraussetzungen
Diese Eingaben werden benötigt, um ein Zertifikat zur Signatur deiner Transaktionen zu erzeugen.
Um dir den erzeugten Startbeleg anzeigen zu lassen, ihn auszudrucken oder zu archivieren, gehe wie folgt vor:
, um die Details samt QR-Code auszudrucken.
Die Signatureinheit muss dem österreichischen Bundesministerium für Finanzen (BMF) über das Online-Portal FinanzOnline (FON) bekannt gegeben werden. enforePOS erledigt diese Meldung automatisch via WEB Service, nachdem ein Startbeleg erfolgreich kreiert wurde. Wenn deine Kasse erfolgreich fiskalisiert worden ist, wird der Startbeleg automatisch in Dein FON Portal hochgeladen.
Überprüfen kannst du dies im FON unter dem Punkt Liste aller Registrierkassen. Dort muss im Feld Status der Registrierkasse der Wert In Betrieb stehen und im Feld Startbeleg der Wert OK. Eine Liste aller übermittelten Belege findest du im FON unter dem Punkt Liste aller übermittelten Belege. Hier ein Beispiel aus dem FON-Portal:
Wenn du eine RKSV-Registrierkasse verwendest, musst du folgende RKSV-Belege erstellen, damit deine Kasse RKSV-konform ist:
Alle genannten Belege findest du im POS-Menü unter Verkauf > Verkaufseinstellungen > RKSV.
Den DEP-Export findest du im POS-Menü unter Verkauf > Verkaufseinstellungen > RKSV. Tippe auf
[
] und wähle die gewünschte Option.
Fiskalspeicher exportieren (Datenerfassungsprotokoll DEP)
Im Datenerfassungsprotokoll DEP werden alle mit der Sicherheitseinrichtung signierten Kassenbuchungen in Form des sogenannten "Maschinenlesbaren Codes" gespeichert. Mit diesem Exportformat kann ein Finanzprüfer deine Kassendaten automatisiert auswerten. Das DEP muss mindestens vierteljährlich auf einem externen Medium unveränderbar gespeichert und 7 Jahre lang aufbewahrt werden.
Um den Fiskalspeicher (Datenerfassungsprotokoll DEP) zu exportieren, gehe wie folgt vor:
].
Die Exportdatei des Fiskalspeichers wird nicht in enforePOS, sondern lokal auf deinem Computer gespeichert.
RKSV Nullbeleg
Jede RKSV-Kasse muss einen Nullbeleg erstellen können. Dieser wird meistens bei der Kassennachschau vom Finanzprüfer gefordert.
Ein Nullbeleg ist ein Beleg ohne Artikel mit der Summe Null (0). Dieser Beleg muss wie jeder andere Barbeleg signiert, gespeichert und ausgedruckt werden.
RKSV Startbeleg
Die Sicherheitseinrichtung wird mit dem Startbeleg in Betrieb genommen. Der Startbeleg ist auch ein Nullbeleg und wird als erster Beleg nach Anmeldung der Registrierkasse und der Signaturerstellungseinheit auf FinanzOnline (dazu mehr weiter oben) in der Kasse erstellt.
Der Startbeleg wird von der Sicherheitseinrichtung signiert, auf FinanzOnline geprüft und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert. Anschließend muss er für 7 Jahre aufbewahrt werden.
Wurde der Startbeleg erstellt, erfolgreich auf FinanzOnline automatisch hochgeladen und geprüft, ist die Registrierkasse RKSV-konform aktiv: siehe Anleitung oben „Startbeleg“.
Für die Prüfung des Startbeleges kann die App "BMF Belegcheck" genutzt werden.
RKSV Monatsbeleg
An jedem Monatsende muss als letzter Beleg ein Monatsbeleg erstellt werden. Der RKSV-Monatsbeleg ist auch ein Nullbeleg, der signiert und gespeichert wird.
Der Monatsbeleg muss nicht ausgedruckt werden.
Um einen Monatsbeleg zu erstellen, gehe wie folgt vor:
].
RKSV Jahresbeleg
Die RKSV fordert einen sogenannten Jahresbeleg. Unternehmen müssen den Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag der getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, erstellen und nach Ausdruck aufbewahren.
Hier besteht die Besonderheit, dass der Jahresbeleg wie der Startbeleg auf FinanzOnline hochgeladen, geprüft und 7 Jahre aufbewahrt werden muss.
Der Jahresbeleg wird auf gleiche Weise erzeugt wie der Monatsbeleg. Dort wählst du aus dem Auswahlmenü dann den entsprechenden Jahresabschluss aus.
RKSV Sammelbeleg
Sollte es vorkommen, dass die Sicherheitseinrichtung deiner Registrierkasse ausfällt, können die Belegdaten nicht mit dem Signaturzertifikat signiert werden. Ein Beispiel dafür wäre, wenn die Internetverbindung unterbrochen ist.
In diesem Fall muss das Kassensystem dennoch die Belege automatisch als "ausgefallen" signieren und einen QR-Code aufdrucken. Unter diesem steht dann bei einem Ausfall "Signaturerstellungseinheit ausgefallen".
Das ist weiterhin rechtskonform. Allerdings muss nach diesem Ausfall ein Sammelbeleg erstellt werden. Auf diesem Sammelbeleg müssen die Belegnummern der Belege, die während des Ausfalls erstellt wurden, aufgeführt sein. Dieser Sammelbeleg ist ebenso ein Nullbeleg, der signiert und gespeichert, aber nicht ausgedruckt werden muss.
Fällt die Sicherheitseinrichtung länger als 48 Stunden aus, musst du dies via FON an das Finanzamt innerhalb einer Woche melden. Auch wenn deine enforePOS-Kasse länger als 48 Stunden keine Verbindung zur enforeCloud herstellen konnte und im Offline-Modus Belege generiert wurden, ist dies innerhalb einer Woche im FON zu erfassen. Die unsignierten Belege müssen dann nachsigniert werden. Die nachträglichen Signaturen werden automatisch durch die enforePOS-Kasse ergänzt, sobald diese wieder online ist.
RKSV Schlussbeleg
Wenn du die Registrierkasse nicht mehr benötigst, musst du sie auf FinanzOnline abmelden. Davor ist noch ein letzter Nullbeleg notwendig, der sogenannte Schlussbeleg. Diesen musst du wie den Start- und Jahresbeleg für 7 Jahre aufbewahren.
Um einen RKSV Schlussbeleg zu erzeugen, gehe wie folgt vor:
].
Datenerfassungsprotokoll DEP
Jede Registrierkasse muss außerdem über ein sogenanntes Datenerfassungsprotokoll (DEP) verfügen. Im DEP werden alle mit der Sicherheitseinrichtung signierten Kassenbuchungen in Form des sogenannten Maschinenlesbaren Codes (Details siehe unten) gespeichert.
Die Daten des DEP müssen im vorgegebenen Format Datenerfassungsprotokoll exportiert werden können. Mit diesem Exportformat kann ein Finanzprüfer deine Kassendaten automatisiert auswerten.
Das DEP muss mindestens vierteljährlich auf einem externen Medium unveränderbar gespeichert und 7 Jahre aufbewahrt werden.
Prüfung bei der Kassennachschau
Vom österreichischen Finanzamt wird überprüft, ob dein Kassensystem der RKSV Österreich entspricht.
Eine Überprüfung deiner Registrierkasse durch das Finanzamt kann jederzeit unangekündigt stattfinden. Diese Überprüfung wird Kassennachschau genannt. Dabei wird meistens folgendes von dir verlangt:
Wie oben beschrieben ist der Nullbeleg ein einfacher Beleg mit der Summe 0. Er wird wie jeder andere Barbeleg signiert, gespeichert und ausgedruckt. Der Finanzprüfer scannt den QR-Code und kann so die Richtigkeit der Signaturerstellung kontrollieren.
Das Datenerfassungsprotokoll DEP musst du im Prüfungsfall für den gewünschten Zeitraum erstellen. Diese DEP JSON-Datei musst du auf einem externen Datenträger (z. B. USB-Stick) speichern und übergeben oder elektronisch weiterleiten, z. B. per E-Mail oder als Download-Link. Einen Datenträger dafür musst du zur Verfügung stellen und bekommst ihn nach der Prüfung von den Behörden zurück. Das Datenerfassungsprotokoll DEP wird vom Finanzprüfer mit einer Prüfsoftware automatisiert verifiziert. Hier kann festgestellt werden, ob die Aufzeichnungen korrekt geführt sind und ob Belege gelöscht oder verändert wurden.
Schlussbeleg:
Wenn du deine enforePOS-Kasse nicht mehr benötigst, z. B. wegen Betriebsauflösung, dann musst du sie auch auf FinanzOnline (FON) abmelden. Dies ist innerhalb einer Woche nach der Außerbetriebnahme zu erledigen.
Eine Stilllegung der Kasse während Betriebsferien oder saisonbedingter Betriebssperren ist nicht zu erfassen.
Bevor du im FON die Kasse stilllegst, musst du einen Schlussbeleg erstellen (siehe oben), den du ausdruckst oder elektronisch sicherst.
Ist die Registrierkasse ausgefallen, dann muss kein Schlussbeleg vor der Abmeldung erstellt werden.
Den Schlussbeleg sowie das DEP der Kasse musst du 7 Jahre aufbewahren. Diese Daten sind innerhalb von 14 Tagen aus deinem Geschäftskonto zu exportieren und eigenverantwortlich zu speichern.