Come creare la prenotazione di un tavolo e fare il check-in e il check-out
Hai già creato i tuoi tavoli e i relativi servizi al tavolo ed ora il tuo cliente desidera prenotare un tavolo da te? In questo articolo spieghiamo come prenotare un tavolo, come effettuare il check-in dei tuoi clienti, riscuotere il pagamento dell’ordine ed effettuare il check-out della prenotazione.
Qui illustriamo come confermare e effettuare il check-in e il check-out di una prenotazione per un tavolo ricevuta tramite la tua presenza online.
Se desideri aggiungere una prenotazione, procedi come segue:
Apri nel menu POS Prenotazioni > Posta in arrivo.
Per aggiungere una prenotazione tocca nella colonna a sinistra il simbolo []. ⮕ Si apre la finestra Seleziona servizio.
Seleziona la prestazione di servizio desiderato.
Se hai diversi punti vendita si aprirà la finestra Selezione sede. Se hai solo un punto vendita si aprirà solo la finestra Dettagli. In questo caso puoi saltare il passaggio 4.
Nella finestra Selezione sede scegli la sede in cui desideri prenotare un tavolo. ⮕ Si apre la finestra Dettagli.
Nel campo Aggiungi nome cliente indica il nome del cliente.
Se il cliente è già stato creato in enforePOS, il nome del cliente verrà visualizzato nei risultati sotto Cerca quando lo si digita. In questo caso, seleziona il cliente desiderato.
Se il cliente non è ancora stato creato, tocca Crea nuovo cliente per aggiungere il nome e i dati di contatto. ⮕ Viene visualizzata la finestra Crea cliente privato.
Inserisci qui il numero di cellulare, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail oppure l’indirizzo privato del cliente.
Tocca [Crea cliente] per confermare i dati inseriti. ⮕ È stato creato con successo il cliente privato.
Inserisci le seguenti informazioni nella finestra Dettagli:
Inizio: indica qui quando inizia la prenotazione.
Fine: indica qui quando termina la prenotazione.
Durata: indica qui quanto dura la prenotazione del tavolo.
Posti: Specifica qui il numero di posti da riservare.
Fonte: indica qui in che modo hai ricevuto la prenotazione (ad es. telefonicamente o tramite e-mail).
In via opzionale puoi anche aggiungere istruzioni speciali. Per farlo tocca Speciale.
Per confermare le voci, tocca [Avanti].
In via opzionale, nella finestra successiva puoi aggiungere un ulteriore partecipante. Per farlo tocca Aggiungi partecipante. Se il partecipante è già stato creato, ripeti il punto 6. Se il partecipante non è stato ancora creato, ripeti i passaggi da 7 a 9.
Conferma i dati inseriti con [Salva].⮕ Si apre la finestra Assegna prenotazione.
Assegna la prenotazione ad un tavolo disponibile selezionando un tavolo.
Se non c’è nessun tavolo disponibile puoi mettere il cliente in lista d’attesa. Se preferisci assegnare la prenotazione in un secondo momento seleziona l’opzione [Richiesto].
È possibile aggiungere altre persone nella scheda Partecipanti, inserire delle annotazioni nella scheda Appunti (come ad esempio in caso di allergie "senza glutine" o "senza lattosio" e prendere un ordine in anticipo nella scheda Preordine. Se scrivi delle annotazioni per la prenotazione nella scheda Appunti, la scheda verrà visualizzata per prima quando si apre la prenotazione, in modo che le annotazioni per la prenotazione siano direttamente visibili.
⮕ Il tavolo è contrassegnato come prenotato ed evidenziato in verde.
Tocca [Conferma]. ⮕ La prenotazione è stata assegnata con successo al tavolo.
Se hai inserito il numero di cellulare del cliente enforePOS invia una conferma tramite SMS. Il tuo cliente può richiamare la conferma dettagliata della prenotazione attraverso il link del messaggio. Inoltre la data può anche essere salvata nel calendario dello smartphone.
La prenotazione viene visualizzata nella scheda Confermato della colonna Prenotazioni in Prenotazioni > Posta in arrivo.
Dopo aver creato la prenotazione, è possibile richiamare il profilo del cliente dalla posta in entrata delle prenotazioni e inserire annotazioni specifiche per il cliente nella scheda Appunti.
Modifica delle prenotazioni
Se un tavolo è già occupato per una parte del tempo che si vuole prenotare, il tavolo viene evidenziato in arancione.
Se un tavolo è già occupato al momento della prenotazione, il tavolo è evidenziato in rosso.
Esempio: Un cliente prenota il servizio al tavolo "Pranzo". La durata del servizio al tavolo "Pranzo" è impostata su 60 minuti. Il cliente prenota il tavolo per le 13:00. Il tavolo 1 è prenotato dalle 12:45 (quindi la prenotazione termina alle 13:45). Il tavolo 3 è già prenotato dalle 13:15. Il tavolo prenotato dalle 12:45 è indicato in rosso, poiché è ancora occupato all'ora di inizio della nuova prenotazione. Il tavolo prenotato dalle 13:15 viene visualizzato in arancione perché è ancora libero all'ora di inizio della nuova prenotazione (13:00), ma non per tutti i 60 minuti impostati come durata della prenotazione.
Per poter accettare ulteriori prenotazioni su tavoli già in parte occupati, è necessario attivare l'impostazione Permetti prenotazioni in eccesso nelle impostazioni della prenotazione.
Puoi vedere la disposizione dei posti per una prenotazione esistente anche nel menu POS sotto Prenotazioni > Prenotazioni attive:
Al momento della prenotazione, al tavolo 2 siedono 2 persone.
Check-in e check-out delle prenotazioni
Quando i clienti arrivano il giorno della prenotazione, la prima da fare è effettuare il check-in della prenotazione. Apri la scheda Prenotazioni > Prenotazioni attive o Prenotazioni > Posta in arrivo > Confermato nel menu POS.
Prerequisiti
È stata attivata l'opzione Fatturazione delle prenotazioni nel registratore nella scheda Generale delle Impostazioni prenotazioni.
Prenotazioni > Prenotazioni attive
Apri nel menu POS Prenotazioni > Prenotazioni attive.
Seleziona la prenotazione nella colonna a destra.
È possibile vedere la disponibilità dei posti per una prenotazione effettuata nel riquadro rosso in alto a destra oppure a destra nella panoramica delle prenotazioni. 1/4 significa che il tavolo ha 4 posti e 1 posto è occupato al momento della prenotazione.
Tocca [Check-in].
Se i clienti sono arrivati, ma il tavolo non è ancora disponibile, seleziona l’opzione [Arrivato].
⮕ Una volta effettuato il check-in, la prenotazione viene elencata nella panoramica Prenotazioni disponibili. La potrai visualizzare toccando nel menu POS Vendite > Registratore il simbolo ⮕ Si apre la finestra Prenotazioni disponibili.
Per annotare gli ordini dei clienti tocca due volte la prenotazione. ⮕ L’ordine viene aperto nel registratore.
Aggiungi gli ordini dei clienti.
Tocca per procedere con il pagamento dell'ordine. ⮕ Quando si effettua il check-out dell'ordine, la prenotazione viene terminata automaticamente se hai attivato la funzione Fine prenotazione al check-out nel menu POS sotto Vendite > Impostazioni di vendita nella schedaGeneraledell'areaProcesso di lavoro. Per richiamare una prenotazione conclusa, sotto Prenotazioni > Cronologia prenotazioni vai alla scheda Completato.
].
⮕ Si apre la finestra Seleziona servizio.
⮕ Si apre la finestra Dettagli.
⮕ Viene visualizzata la finestra Crea cliente privato. 
⮕ È stato creato con successo il cliente privato.
⮕ Si apre la finestra Assegna prenotazione.
⮕ Il tavolo è contrassegnato come prenotato ed evidenziato in verde.
⮕ La prenotazione è stata assegnata con successo al tavolo.
per procedere con il pagamento dell'ordine.
⮕ 