Vous avez créé vos tables ainsi que tous les services de table et un client souhaite maintenant réserver une table chez vous ? Dans ce guide d'utilisation, nous vous expliquons comment effectuer la réservation d’une table préalablement créée, comment gérer l’arrivée et la sortie de vos clients ainsi que l’encaissement.
Pour apprendre comment confirmer et gérer le début et la finalisation d’une réservation de table faite en ligne grâce à votre présence en ligne, rendez-vous ici.
Si vous souhaitez ajouter une réservation, procédez comme suit :
Ouvrez Réservations > Boîte de réception depuis le menu de navigation principal.
Afin d’ajouter une réservation, appuyez dans la colonne de gauche sur . ⮕ La fenêtre Type s’ouvre.
Sélectionnez le service souhaité.
Si vous disposez de plusieurs points de vente, la fenêtre Sélection de lieu s’ouvre. Si vous n’avez qu’un seul point de vente, la fenêtre Détails s’ouvre. Passez l’étape 4.
Dans la fenêtre Sélection lieu sélectionnez pour quel point de vente vous souhaitez effectuer la réservation. ⮕ La fenêtre Détails s’ouvre.
Dans le champ Ajouter nom du client..., saisissez le nom du client.
Si vous avez déjà créé le client dans enforePOS, le nom du client sera affiché lors de la frappe dans les Résultats de recherche. Dans ce cas, sélectionnez le client souhaité.
Si vous n’avez pas encore créé ce client, appuyez sur [Créer nouveau client] afin de lui ajouter le nom et les coordonnées. ⮕ La fenêtre Compter inventaire s’ouvre.
Entrez le Numéro de téléphone portable, le Numéro de téléphone fixe, l’Adresse e-mail ou l’Adresse postale du client.
Il vous suffit de remplir l'un des quatre champs.
Afin de confirmer vos entrées, appuyez sur [Créer client]. ⮕ Vous avez créé le client privé avec succès.
Entrez les informations suivantes dans la fenêtre Détails :
Démarrer : indiquez quand la réservation débute.
Fin : indiquez quand la réservation se termine.
Durée : indiquez combien de temps la table doit être réservée.
Places : indiquez combien de places sont réservées.
Via : indiquez comment la réservation a été faite (par exemple par téléphone ou par e-mail).
Vous pouvez aussi enregistrer les instructions spéciales. Pour cela, appuyez sur [Spécial].
Pour confirmer les entrées, appuyez sur [Suivant].
Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un participant dans la fenêtre suivante. Appuyez sur Ajouter participant. Si vous n’avez pas encore créé de participants, répétez l’étape 6. Si vous n’aviez pas encore créé ce participant, répétez les étapes 7 à 9.
Confirmez vos entrées avec [Enregistrer].⮕ La fenêtre Assigner réservation s’ouvre.
Affectez votre réservation à une table libre en sélectionnant une table.
Si aucune table n’est libre, vous pouvez mettre le client sur liste d’attente. Si vous souhaitez attendre avant d’affecter la réservation, sélectionnez l’option [Requis].
En option, vous pouvez ajouter des participants supplémentaires dans l’onglet Participants, entrer une remarque dans l’onglet Remarques (p. ex. quand la personne mange sans lactose et sans gluten) et prendre une précommande dans l’onglet Précommande. Si vous faites une remarque concernant la réservation dans l’onglet Remarques, cet onglet sera le premier à apparaître lorsque vous ouvrirez à nouveau la réservation, de manière à ce que les remarques soient directement visibles.
⮕ Le numéro de la table passe au vert et la table est marquée comme réservée.
Appuyez sur [Confirmer]. ⮕ La réservation est affectée à la table avec succès.
Si vous avez entré le numéro de téléphone portable du client, enforePOS envoie une confirmation par SMS. Votre client peut consulter la confirmation détaillée de la réservation grâce au lien accessible dans le SMS. De plus, la date peut être enregistrée dans le calendrier du smartphone.
La réservation apparaît dans l’onglet Confirmé de la colonne Réservation sous Réservations > Entrée.
Une fois la réservation créée, vous avez la possibilité de consulter le profil client depuis les entrées de réservations et de faire des remarques relatives au client dans l’onglet Remarques.
Modifier les réservations
Si une table est déjà occupée au moment de la réservation, elle sera affichée en orange.
Si une table est déjà occupée lors du début du service, elle sera affichée en rouge.
Exemple : Une personne réserve le service de table « Déjeuner ». Ce service a une durée de 60 minutes. La personne réserve la table à 15 h 15. La table 4 est réservée à partir de 15 h. La table 5 est réservée à partir de 15 h 30. La table réservée à partir de 15 h est affichée en rouge, car elle est encore occupée au moment de la nouvelle réservation. La table réservée à partir de 15 h 15 est affichée en orange parce qu'elle est certes libre au début de la nouvelle réservation, mais ne l’est pas pendant les 60 minutes prévues pour la réservation.
Pour pouvoir prendre des réservations supplémentaires pour les tables partiellement occupées, il est nécessaire d’autoriser les surréservations dans les paramètres des réservations.
De la même manière, vous pouvez voir les tables réservées en suivant Réservations > Réservations activées depuis le menu de navigation principal.
Au moment de la réservation, trois personnes sont assises à la table 4.
Enregistrer la réservation de table
Quand vos clients arrivent le jour de la réservation, la première étape est d’enregistrer la réservation. Pour cela, ouvrez le menu de navigation principal, soit à la rubrique Réservations > Réservations activées, soit à Réservations > Réservations activées onglet Confirmé.
Dans le menu de navigation principal, ouvrez Réservations > Réservations activées.
Sélectionnez la réservation dans la colonne de droite.
Vous pouvez voir l’occupation d’une réservation validée dans la case rouge en haut à droite, ou à droite dans l’aperçu des réservations. 1/4 signifie que la table dispose de quatre sièges et qu’un siège est occupé au moment de la réservation.
Appuyez sur [Enregistrement].
Si les clients sont arrivés mais que leur table n’est pas encore prête, sélectionnez l’option [Arrivés].
⮕ Une fois correctement enregistrée, la réservation s’affiche dans l’aperçu Réservations disponibles. Pour y accéder, allez dans le menu de navigation principal Ventes > Caisse et en appuyant sur l’icône . ⮕ La fenêtre Réservations disponibles s’ouvre.
Pour prendre les commandes, faites un double-clique sur la réservation. ⮕ La commande s’ouvre dans la caisse.
Ajoutez les commandes de vos clients.
Appuyez sur pour encaisser la commande. ⮕ La réservation est terminée automatiquement lors de l’encaissement. Si vous souhaitez afficher la réservation finalisée, vous la trouverez dans Réservations > Historique des réservations dans l’onglet Terminé.
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⮕ La fenêtre Type s’ouvre.
⮕ La fenêtre Détails s’ouvre.
⮕ La fenêtre Compter inventaire s’ouvre.
⮕ Vous avez créé le client privé avec succès.
⮕ La fenêtre Assigner réservation s’ouvre.
⮕ Le numéro de la table passe au vert et la table est marquée comme réservée.
⮕ La réservation est affectée à la table avec succès.
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pour encaisser la commande.
⮕ La réservation est terminée automatiquement lors de l’encaissement. Si vous souhaitez afficher la réservation finalisée, vous la trouverez dans Réservations > Historique des réservations dans l’onglet Terminé. 