Créer et modifier des réservations dans le calendrier

Dans ce guide d’utilisation, nous vous montrons de quelle manière créer et modifier des réservations dans le calendrier d’enforePOS.

Vous pouvez consulter le calendrier dans le menu de navigation principal, à la rubrique Réservations > Réservations activées. Sélectionnez l’aperçu Calendrier.

À cet endroit, vous pouvez voir le calendrier du jour actuel. Dans la barre d’aperçu en haut, vous voyez tous les collaborateurs de votre salon. Les temps affichés à gauche correspondent aux heures d’ouverture de votre salon. La ligne rouge correspond à l’heure actuelle.

Vous voyez également un fond coloré s’afficher derrière le nom des collaborateurs. Les collaborateurs dont le fond est blanc sont disponibles. Ceux dont le fond est gris ne le sont pas. Vous consignez la disponibilité des collaborateurs dans le planning du personnel.

Ajouter des plages sans réservations possibles aux collaborateurs

Vous pouvez ajouter des plages horaires non réservables pour chaque collaborateur. Pour cela, procédez comme suit :

1. Dans la liste supérieure, appuyez sur le nom d’un collaborateur.⮕ Le calendrier du collaborateur en question s’ouvre.
2. Appuyez sur .⮕ La fenêtre Périodes sans réservations possibles s’ouvre.
3. Appuyez sur [+ Ajouter période sans réservations possibles...].⮕ La fenêtre Modifier période s’ouvre.
4. Ajouter la période sans réservations possibles.
   • Pour entrer la période sous forme de jours, activez Les jours ouvrables complets et entrez la date de début et de fin.
   • Pour entrer la période sous forme d’heures, désactivez Les jours ouvrables complets et entrez une période de temps dans le champ Sélectionner Période de temps.
   • Indiquez si les réservations existantes peuvent être lancées.
5. Appuyez sur [Terminer].⮕ La fenêtre Modifier période se ferme. Vous avez créé les périodes non réservables avec succès. La période de temps sera affichée dans la fenêtre Temps sans réservations possibles.
6. Appuyez sur .⮕ Les temps non réservables sont affichés en gris dans le calendrier du collaborateur.
   Appuyez sur pour revenir au calendrier.

Créer une réservation dans le calendrier 

1. Pour créer rapidement une nouvelle réservation pour le collaborateur souhaité, appuyez sur un créneau libre dans la colonne du collaborateur souhaité dans le calendrier. La cellule dans laquelle vous appuyez correspond au début prévu de la nouvelle réservation. Dans cet exemple, nous créons une réservation à 12 h 45 pour un collaborateur.
   ⮕ La fenêtre Sélectionner service s’ouvre.
2. Sélectionnez le service souhaité.⮕ La fenêtre Détails s’ouvre.
3. Saisissez le nom du client.
   Vous avez deux possibilités au moment de saisir le nom du client :
   • Vous pouvez créer un nouveau client : pour cela, saisissez son nom et appuyez sur [Créer nouveau client]. Saisissez à présent ses coordonnées (1).
   • Si votre client a déjà été créé, vous pouvez sélectionner son nom dans le menu déroulant (2).
4. Acceptez l’heure de début et de fin et la durée présélectionnées ou modifiez-les en conséquence. Vous pouvez également indiquer la manière dont vous avez reçu la réservation.
   Pour consigner des commentaires internes au sujet de la réservation, appuyez sur Spécial et saisissez les souhaits du client.
5. Appuyez sur [Enregistrer].
   ⮕ La fenêtre Détails se ferme. La réservation apparaît sur fond bleu dans le calendrier :

Modifier une réservation dans le calendrier

1. Appuyez sur la réservation.
   ⮕ La réservation s’ouvre.
   
   Vous pouvez modifier la réservation à plusieurs endroits. Vous pouvez :
   • Modifier les coordonnées du client ;
   • Ajouter des participants à une réservation ;
   • Ajouter des remarques concernant la réservation ;
   • Changer la date, l’heure et la durée du service ;
   • Assigner la réservation à un autre collaborateur ;
   • Annuler la réservation.
2. Procédez aux modifications souhaitées.
3. Appuyez sur pour enregistrer les modifications.

Enregistrer une réservation 

Si vous avez défini dans vos services au point de menu Réservations Services que la réservation doit être automatiquement annulée après un certain délai, p. ex. si votre client vous fait faux bond, il est nécessaire d’enregistrer la réservation à l’arrivée de votre client. Dans le cas contraire, il vous sera impossible de charger la réservation dans la caisse après l’annulation automatique.

1. Pour contrôler une réservation, appuyez sur [Enregistrement].⮕ La réservation a été contrôlée et sera affichée en vert dans le calendrier.

Encaisser une réservation

Ci-dessous, nous vous décrivons le processus d’encaissement de la réservation dans la caisse. Vous avez également la possibilité d’appuyer sur [Encaisser] sur la réservation contrôlée. La réservation est ensuite automatiquement chargée dans la caisse. Pour plus d’informations, consultez le guide d’utilisation Accepter, contrôler et terminer les réservations en ligne.

1. Pour charger les réservations dans la caisse, ouvrez la caisse et appuyez sur .
   ⮕ La fenêtre Réservations disponibles s’ouvre.
2. Appuyez sur l’onglet Services.
3. Sélectionnez la réservation devant être chargée dans la caisse.
4. Appuyez sur [Charger dans la caisse].
   ⮕ Vous avez chargé le service dans la caisse et pouvez maintenant l’encaisser :

   Vous pouvez ajouter et encaisser d’autres services et produits de soin.

Créer une réservation en parallèle

Vous pouvez créer plusieurs réservations en parallèle pour un collaborateur si vous activé l'option Permettre la surréservation dans les Paramètres des réservations. Pour cela, appuyez sur le champ libre à côté de la réservation existante dans le calendrier. Créez la nouvelle réservation exactement comme vous avez créé la réservation existante.

En savoir plus...

• Créer un service personnel
• Délai de non-présentation : annuler automatiquement les réservations en cas de non-présentation des clients
• Accepter, contrôler et terminer les réservations de services